O CAGED segue como uma das obrigações mais importantes para entender a movimentação de mão de obra formal no Brasil, mesmo após a integração gradual das informações ao eSocial. Para o setor de Recursos Humanos e o Departamento Pessoal, dominar o funcionamento desse cadastro significa evitar multas, organizar rotinas com segurança jurídica e manter dados trabalhistas em dia.
Neste artigo, você encontra um conteúdo totalmente educativo, explicando de maneira simples para que serve o CAGED, como ele funciona, quem deve declarar e quais mudanças impactam diretamente a vida das empresas.
Boa leitura!
1. O que é CAGED e por que ele é tão importante?
O CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) é o dispositivo criado pelo Ministério do Trabalho e Emprego para acompanhar admissões e desligamentos de colaboradores contratados pela CLT. Instituído pela Lei nº 4.923/1965, ele é uma base oficial que permite mensurar a geração de empregos, desemprego e movimentações do mercado formal.
Além de monitorar o cenário trabalhista, o CAGED também serve para confirmar vínculos e subsidiar a concessão do seguro-desemprego. Com o passar dos anos, a demanda por dados aumentou, e o cadastro ganhou ainda mais relevância por fornecer estatísticas e permitir análises mensais sobre o mercado de trabalho.
2. CAGED ou eSocial? O que mudou na prática
A Portaria 1.127/2019 trouxe uma grande mudança: as informações antes enviadas ao Cadastro Geral de Empregados e Desempregados passaram a ser substituídas pelos eventos do eSocial. Essa centralização reduziu retrabalho, papéis e programas paralelos, tornando o fluxo de informações mais ágil.
Hoje, empresas dos grupos 1, 2 e 3 já cumprem todas as obrigações do CAGED exclusivamente pelo eSocial. Já os grupos 4, 5 e 6, que incluem entes públicos e organizações internacionais, ainda utilizam o sistema antigo enquanto o processo de integração total ao eSocial não é concluído pelo governo. Essa transição está em andamento, e os entes públicos devem migrar gradualmente para o novo modelo conforme regulamentações futuras.
3. Grupos do eSocial e suas obrigações com o CAGED
Os grupos do eSocial determinam como cada organização deve enviar suas informações trabalhistas. Eles são divididos assim:
- Grupo 1: empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões.
- Grupo 2: empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões (exceto Simples).
- Grupo 3: ME, EPP, Simples Nacional, MEI, empregadores pessoa física e organizações sem fins lucrativos.
- Grupo 4: entes públicos federais e organizações internacionais.
- Grupo 5: entes públicos estaduais e o Distrito Federal.
- Grupo 6: entes públicos municipais e consórcios.
Desde 2020, o CAGED foi extinto apenas para os grupos 1, 2 e 3. Já os grupos 4, 5 e 6 continuam utilizando o sistema antigo enquanto não forem totalmente integrados ao eSocial.
4. Eventos do eSocial que substituem o CAGED
Para as empresas que já migraram para o eSocial, os dados que antes eram enviados pelo CAGED agora passam a ser transmitidos pelos eventos específicos do próprio sistema. A admissão do trabalhador pode ser registrada de duas formas: pelo evento S-2190, usado para a admissão preliminar quando a empresa precisa antecipar o envio, ou pelo S-2200, que formaliza a admissão completa com todas as informações do vínculo.
Alterações no contrato de trabalho também deixam de ser feitas pelo CAGED e passam a ser registradas diretamente no eSocial por meio do evento S-2206. Já situações como reintegração de empregado são informadas pelo evento S-2298, enquanto os desligamentos, independentemente do motivo, são comunicados pelo evento S-2299.
Além dessas mudanças nos envios, o processo também ficou mais rigoroso em relação à autenticação. Agora, o uso do Certificado Digital é obrigatório para todos os declarantes que possuem pelo menos 10 empregados, garantindo mais segurança e conformidade no envio das informações.
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5. Para que serve o CAGED?
O CAGED desempenha um papel fundamental no acompanhamento do mercado de trabalho brasileiro, pois permite ao governo monitorar de perto o volume de admissões e demissões em todo o país. Com essas informações, o poder público consegue estabelecer medidas mais eficazes de combate ao desemprego e identificar tendências que ajudam a orientar políticas trabalhistas e econômicas.
Além disso, os dados do CAGED são usados para prestar assistência a trabalhadores desempregados, viabilizando o pagamento do seguro-desemprego e facilitando ações de recolocação profissional. As informações coletadas também contribuem para a geração de estatísticas sobre o mercado formal e para a composição do CNIS (Cadastro Nacional de Informações Sociais), que reúne o histórico laboral dos trabalhadores.
O CAGED ainda cumpre uma importante função fiscalizatória, verificando o cumprimento das obrigações trabalhistas pelas empresas. Dessa forma, ele se torna uma ferramenta estratégica para direcionar programas sociais e ações públicas voltadas ao fortalecimento da economia e à proteção do trabalhador.
6. Quem deve e quem não deve ser declarado no CAGED
Devem constar no CAGED todos os trabalhadores contratados sob regime CLT (prazo determinado ou indeterminado), trabalhadores rurais, e aprendizes vinculados a órgãos públicos ou organizações internacionais que utilizam o sistema antigo.
Não entram no envio:
- servidores públicos estatutários;
- trabalhadores avulsos;
- diretores sem vínculo empregatício;
- dirigentes sindicais;
- autônomos;
- eventuais;
- ocupantes de cargo eletivo que não optaram por remuneração do órgão de origem;
- estagiários;
- empregados domésticos;
- cooperados;
- contratados por tempo determinado em caso excepcional (Lei nº 8.745/1993).
Esses grupos ficam fora da obrigatoriedade porque não se enquadram nas relações formais de emprego previstas pela CLT ou possuem regras próprias de contratação. Por isso, suas movimentações não são registradas no CAGED, que se destina exclusivamente ao acompanhamento de vínculos empregatícios formais do setor privado.
Embora esses trabalhadores não precisem ser declarados no CAGED tradicional, algumas dessas categorias podem aparecer nas estatísticas oficiais do Novo CAGED, pois o sistema utiliza cruzamento de dados do eSocial. Isso não muda as obrigações do empregador, apenas reflete ajustes metodológicos adotados pelo governo.
7. CAGED: como funciona a entrega
Órgãos públicos e organizações internacionais precisam enviar o CAGED sempre que houver admissão, desligamento ou transferência. Os envios são eletrônicos e podem ser feitos por:
- Portal CAGED;
- Programas Novo ACI ou CAGED Net;
- Formulário Eletrônico CAGED (para mais de 36 movimentações);
- Transmissão automática pelo eSocial (para quem já é obrigado ao sistema).
O responsável deve gerar o arquivo pelo sistema da folha ou pelo ACI, salvar e transmiti-lo. No portal, o processo ocorre pelas opções “Analisar CAGED” e “Analisar declaração”.
8. Prazos de entrega do CAGED
Existem dois cenários:
CAGED Diário
Quando o empregado está recebendo seguro-desemprego ou já solicitou o benefício, o envio deve ocorrer no ato da admissão. O benefício é automaticamente cessado.
CAGED Mensal
Para demais casos, o prazo é até o dia 7 do mês seguinte à movimentação.
No eSocial, cada evento tem prazo próprio: admissões devem ser enviadas antes do início da atividade, desligamentos até 10 dias após a rescisão, e alterações contratuais até o dia 15 do mês seguinte. Esses prazos substituem integralmente a lógica do CAGED para empresas já migradas.
9. Consequências de não enviar o CAGED
O CAGED é obrigatório. O não envio ou envio fora do prazo gera multa prevista na Lei nº 4.923/1965, com valor inicial de 1/3 do salário mínimo por empregado omitido. A penalidade pode aumentar conforme o tempo de atraso, reincidência e quantidade de movimentações não declaradas. Para evitar penalidades, o RH precisa manter o calendário e os processos atualizados.
Além do impacto financeiro, o atraso no envio pode gerar inconsistências nos registros do trabalhador, afetar dados do CNIS e até comprometer o acesso ao seguro-desemprego. Por isso, manter o controle das admissões, demissões e alterações contratuais é essencial para garantir conformidade e proteger tanto a empresa quanto os colaboradores.
10. Diferença entre CAGED, RAIS e DIRF
CAGED: enviado sempre que houver movimentação de empregados, como admissões, demissões ou transferências internas. Ele serve para atualizar o governo sobre a dinâmica do mercado de trabalho e alimentar estatísticas oficiais usadas em políticas públicas.
RAIS: enviada anualmente e obrigatória até mesmo para empresas sem funcionários, que devem transmitir a RAIS negativa. Sua finalidade é compor o CNIS, garantindo que o histórico laboral dos trabalhadores seja registrado corretamente para fins de FGTS, PIS e benefícios previdenciários.
DIRF: obrigação tributária que informa os rendimentos pagos a pessoas físicas e jurídicas, além dos impostos retidos e envios ao exterior. Ela permite que a Receita Federal verifique a regularidade das retenções e declarações feitas pelas empresas ao longo do ano.
11. CAGED e a responsabilidade do DP
Ao enviar corretamente os dados do CAGED, o RH garante segurança jurídica, evita multas e contribui diretamente para o funcionamento dos programas sociais e das análises do mercado formal.
O CAGED continua sendo peça fundamental no acompanhamento das relações trabalhistas formais no Brasil. Mesmo com a integração gradual ao eSocial, compreender seu funcionamento, obrigações, prazos e consequências é indispensável para evitar riscos e manter o fluxo de informações alinhado às exigências do Ministério do Trabalho e Emprego.
Concluindo
Em um cenário de fiscalização cada vez mais rigorosa e exigências constantes para o DP, manter o CAGED em dia deixou de ser apenas uma obrigação e passou a ser uma prática essencial de organização e governança trabalhista. Empresas que investem em processos atualizados, tecnologia e rotinas claras reduzem riscos, evitam multas e garantem um histórico laboral preciso de seus colaboradores.
Para acompanhar as mudanças e seguir em conformidade, o Departamento Pessoal precisa de atenção contínua e quanto mais estruturado for o fluxo, mais segura e eficiente será a gestão.
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