A digitalização deixou de ser tendência — hoje, ela é uma necessidade urgente para qualquer empresa que busca eficiência, agilidade e segurança nos processos internos. No RH e no Departamento Pessoal, essa necessidade é ainda maior. Folhas de admissão, contratos, solicitações, termos, políticas internas… tudo isso precisa de validade jurídica e de fluxo organizado para garantir conformidade trabalhista.
É justamente nesse cenário que a assinatura eletrônica ganha força — e, dentro do universo corporativo, o QuarkSign surge como a solução ideal para integrar segurança, rapidez e simplicidade em um único módulo dentro do QuarkRH.
Neste artigo, você vai entender como funciona a assinatura eletrônica no Brasil, por que ela se tornou indispensável para as áreas de RH e DP e como o QuarkSign pode transformar a gestão de documentos da sua empresa.
1 – O que é assinatura eletrônica e por que ela é tão importante hoje?
Assinar documentos sempre fez parte da rotina do RH e DP. O problema é que, por muitos anos, esse processo era lento, burocrático e totalmente dependente do papel. Isso gerava atrasos, retrabalhos, perdas de documentos e uma longa cadeia de processos manuais.
Com a transformação digital, surgiu a assinatura eletrônica — um método de autenticação seguro, ágil e totalmente integrado à era digital. Ela funciona como uma forma de confirmar a identidade de alguém usando recursos eletrônicos, sem necessidade de papel, impressora ou presença física.
No Brasil, esse formato possui respaldo legal por meio da Lei nº 14.063/2020, que regulamenta diferentes tipos de assinatura eletrônica e garante sua validade jurídica em transações privadas e públicas. Ou seja: seu uso não só é permitido como incentivado para modernizar processos e reduzir burocracias.
A partir dessa legislação, empresas de todos os portes passaram a adotar soluções eletrônicas para otimizar rotinas — especialmente o RH e DP, que lidam com grande volume de documentos sensíveis e confidenciais.
2 – Por que a assinatura eletrônica é indispensável para RH e DP?
O RH e DP evoluíram muito nos últimos anos. O antigo setor operacional e burocrático deu lugar a uma área estratégica, que precisa de ferramentas para atuar com agilidade e precisão.
Entre os principais benefícios da assinatura eletrônica para essas áreas, destacam-se:
2.1 – Redução drástica de tempo e retrabalho
A coleta de assinaturas deixa de depender de deslocamentos ou horários específicos. Tudo pode ser assinado em minutos.
2.2 – Segurança jurídica e rastreabilidade
Documentos assinados eletronicamente são protegidos por camadas de autenticação e possuem registro detalhado de quem assinou, onde e quando.
2.3 – Eliminação de papel, impressões e arquivos físicos
Além de economizar, a empresa reduz riscos de perda, rasura ou danos a documentos.
2.4 – Organização e centralização das informações
Com uma plataforma segura, tudo fica registrado em um único lugar.
2.5 – Experiência fluida para colaboradores
O processo de admissão, férias, ponto e desligamento se torna muito mais rápido e acessível.
E é aqui que o QuarkSign se destaca: ele transforma todos esses benefícios em realidade dentro de uma plataforma intuitiva, moderna e integrada ao QuarkRH.
3 – QuarkSign: a solução que une simplicidade, segurança e validade jurídica
Ao contrário de ferramentas genéricas do mercado, o QuarkSign foi pensado exclusivamente para a rotina de RH e DP, com foco em organização, compliance e praticidade.
Ele não é apenas um sistema de assinatura — é um módulo completo de gestão documental. Veja seus principais diferenciais:
3.1 – Dashboard centralizado e fácil de usar
O QuarkSign apresenta todos os documentos em um painel completo, divididos por status:
- gerados
- enviados
- pendentes
- concluídos
- vencidos
- cancelados
Isso permite que o RH tenha uma visão clara do fluxo e tome decisões rápidas.
3.2 – Assinatura de qualquer lugar
O colaborador recebe o documento por e-mail e assina de qualquer dispositivo — celular, computador ou tablet. Tudo em poucos cliques, sem complicação.
Para equipes remotas, terceirizadas ou filiais, isso representa uma economia enorme de tempo e energia.
3.3 – Integração nativa com o QuarkRH
O grande diferencial é que o QuarkSign conversa diretamente com o QuarkRH, permitindo:
- Assinatura de contratos de admissão;
- Formalização de férias;
- Assinatura de termos;
- Gestão documental sem sair do sistema;
- Automatização de fluxos internos.
Com mais de 180 funcionalidades no sistema, o QuarkRH se torna um verdadeiro hub de gestão de pessoas.
3.4 – Validade jurídica garantida
Todas as assinaturas realizadas pelo QuarkSign possuem validade jurídica de acordo com:
- A Lei 14.063/2020;
- Padrões de autenticação eletrônica;
- Registros de integridade e rastreabilidade;
- Assinatura de acordo com as normas do ICP-Brasil.
Isso elimina preocupações com fraudes, contestação de documentos ou problemas em auditorias.
3.5 – Segurança reforçada
O processo de assinatura exige validações como:
- Autenticação por e-mail;
- Captura de foto (quando configurado);
- Controle de prazos para assinatura;
- Trilha de auditoria completa.
Assim, a empresa mantém conformidade e protege informações sensíveis.
4- Como o QuarkSign simplifica a rotina do RH e DP?
O QuarkSign pode ser utilizado em praticamente todas as demandas documentais da empresa. Alguns exemplos:
- Contratos de trabalho;
- Atualizações cadastrais;
- Termos de confidencialidade;
- Cartas de advertência;
- Solicitações de férias;
- Declarações diversas;
- Documentos do ponto;
- Termos de responsabilidade;
- Rescisões;
- E muito mais.
Tudo isso pode ser assinado e gerenciado digitalmente, reduzindo gargalos e entregando agilidade aos processos internos.
Resultados reais: menos burocracia, mais eficiência
- Empresas que adotam o QuarkSign relatam:
- 80% menos tempo gasto com coleta de assinaturas
- Redução expressiva de impressões e custos operacionais
- Maior segurança na gestão de documentos
- Processos de admissão e desligamento muito mais rápidos
- Menos erros e perda de documentos
Para o RH e DP, isso significa mais tempo para tarefas estratégicas — e menos desgaste com rotinas repetitivas.
Concluindo
Os processos de RH e DP estão passando por uma transformação profunda — e a assinatura eletrônica é uma das ferramentas mais importantes dessa mudança. Ela reduz custos, agiliza processos e traz segurança jurídica.
Com o QuarkSign, sua empresa dá um passo definitivo rumo à modernização, integrando agilidade, segurança e praticidade em um só lugar.
Se você quer evoluir a gestão de pessoas, reduzir burocracias e tornar sua operação mais eficiente, o futuro começa adotando ferramentas como o QuarkSign.
