Portaria 671: Saiba tudo sobre essa regulamentação do ponto eletrônico

Se você é um profissional da área de gestão de pessoas que trabalha no RH ou no DP, sabe a importância de estar sempre atualizado sobre as questões trabalhistas, pois elas estão sempre em evolução, seja por meio de atualizações, novas leis ou outros dispositivos que regulamentam e atualizam as leis brasileiras. 

As leis trabalhistas são guias para empresas sobre os direitos e deveres dos colaboradores e são levadas muito a sério pelos órgãos fiscalizadores, Assim, para evitar possíveis danos e processos, é necessário que a empresa, por meio da gestão de pessoas, conheça cada artigo, cada inciso, cada detalhe. 

Uma dessas normativas que sofreu alteração recentemente foi relacionada ao ponto eletrônico, mais precisamente a Portaria 671, de 8 de novembro de 2021, publicada pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Neste artigo, você vai conhecer mais sobre essa Portaria que até hoje causa dúvidas entre os profissionais da área. Você vai aprender quais foram as principais mudanças provocadas pela Portaria 671, principalmente relacionadas ao Ponto Eletrônico. 

Boa leitura!

O que é a Portaria 671?

A Portaria 671, publicada pelo Ministério do Trabalho e Previdência (MTP), em 8 de novembro de 2021, com o objetivo de disciplinar matérias referentes à legislação trabalhista, à inspeção do trabalho, às políticas públicas e às relações de trabalho.

Na Portaria 671 são tratadas diretrizes e regras sobre vários itens como:

• Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS
• Controle de ponto 
• Registro de jornadas
• Registro profissional
• Reembolso-creche
• Jornada de trabalho
• Tipos de Pontos Eletrônicos

O documento normativo possui 401 artigos e trata também sobre um tema muito importante: a regulamentação dos tipos de ponto eletrônico, dando validade jurídica para as empresas que utilizam esse tipo de recurso.

Quais foram as mudanças no Ponto Eletrônico?

A Portaria 671 definiu mudanças relacionadas à frequência do trabalhador, tornando esse tema um dos maiores causadores de dúvidas para as empresas e profissionais de gestão de pessoas. Além disso, ela propôs uma abordagem mais moderna das plataformas de controle de ponto. 

Ficou definido que o registro de ponto continua sendo obrigatório para empresas com mais de 20 colaboradores e pode ser feito por meio de equipamentos eletrônicos, mecânicos ou manuais. A seguir vamos destacar os principais pontos determinados pela Portaria 671.

Sistema Eletrônico de Registro de Ponto

De acordo com a Portaria 671, existem três formas de fazer o controle de jornada do trabalhador: Manual, Mecânica e Eletrônica.

O texto do documento foca no tipo eletrônico e define que o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto é o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinados à anotação da hora de entrada e saída dos trabalhadores em registro eletrônico. 

Foram determinados três tipos de sistema de registro eletrônico de ponto: REP-C, REP-A,  REP-P. 

Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C): O famoso relógio de ponto tradicional, deve ser utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho. Ele tem capacidade para emitir documentos decorrentes da relação de trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A): Conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.

Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P): Software executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista. Deve possuir certificado no INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial) e cumprir todos os requisitos do Anexo IX da Portaria 671.

Comprovante de Registro de Ponto do trabalhador

Outro item da Portaria 671 diz respeito ao Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador, que deve ser emitido pelo REP-C e o REP-P e disponibilizado para o colaborador.

Esse documento deverá conter as seguintes informações:

• Cabeçalho com o título “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
• Número Sequencial de Registro – NSR;
• Identificação do empregador com Nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO, caso exista;
• Local da prestação do serviço ou endereço do estabelecimento ao qual o empregado esteja vinculado
• Identificação do trabalhador contendo nome e CPF;
• Data e horário do respectivo registro;
• Modelo e número de fabricação, no caso de REP-C, ou número de registro no Instituto Nacional da Propriedade Industrial, no caso de REP-P;
• Código hash (SHA-256) da marcação, exclusivamente para o REP-P; 
• Assinatura eletrônica.

Se o comprovante for fornecido em arquivo eletrônico, ele deve ter o formato Portable Document Format – PDF e ser assinado eletronicamente, além de ser disponibilizado após cada marcação.

Arquivo Fonte de Dados (AFD)

Outro procedimento determinado pela Portaria 671 é a emissão do Arquivo Fonte de Dados (AFD), que deve ser realizado pelos três tipos de sistema de registro eletrônico. As orientações para emissão do arquivo estão no Anexo V e determina, entre outras coisas, que esteja no formato texto, codificado no padrão ASCII da norma ISO 8859-1 e os registros sejam ordenados pelo Número Sequencial de Registro – NSR.

Programa de Tratamento de Registro de Ponto

A Portaria 671 instituiu o Programa de Tratamento de Registro de Ponto, que consiste em um conjunto de rotinas informatizadas responsáveis por tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída contidos no Arquivo Fonte de Dados. Além disso, o programa gera o relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada.

É importante frisar que o tratamento de dados só deve acrescentar informações complementares referente a eventuais imprevistos como: ausências, banco de horas ou marcações indevidas.

Relatório Espelho de Ponto Eletrônico

Outra exigência do documento é a disponibilização mensal do relatório Espelho de Ponto Eletrônico para o trabalhador, que deve ter acesso de forma eletrônica ou impressa. 

Além disso, os arquivos eletrônicos gerados e relatórios emitidos deverão ser disponibilizados para o Auditor-Fiscal do Trabalho, quando solicitados, no prazo mínimo de dois dias.

Por fim, o documento gerado pelo programa de tratamento de registo de ponto deve conter as seguintes informações:

• Identificação do empregador: nome, CNPJ/CPF e CEI/CAEPF/CNO
• Identificação do trabalhador: nome, CPF, data de admissão e cargo/função
• Data de emissão e período do relatório 
• Horário e jornada contratual do empregado;
• Marcações efetuadas no REP e marcações tratadas (incluídas, desconsideradas e pré-assinaladas) no Programa de Tratamento de Registro de Ponto;
• Duração das jornadas realizadas (considerando o horário noturno reduzido)

Assinatura Eletrônica

A assinatura eletrônica passou a ser obrigatória para todos os documentos eletrônicos gerados pelo sistema de registro eletrônico de ponto e pelo programa de tratamento de registro de ponto.

As assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-C devem seguir as disposições dos Requisitos de Avaliação da Conformidade para registrador eletrônico de ponto publicados pelo Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia – INMETRO.

As assinaturas eletrônicas geradas pelo REP-A, REP-P e programa de tratamento de registro de ponto devem utilizar certificados digitais válidos e emitidos por autoridade certificadora integrante da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.

Outras mudanças importantes determinadas pela Portaria 671

A Portaria 671 trouxe uma série de mudanças na legislação trabalhistas, mas vamos destacar as que tiveram mais impacto para os profissionais de RH e DP.

CTPS e Registro do Empregado

Com o lançamento da Carteira de Trabalho Digital, essa facilidade foi muito bem aceita pelos empregadores e colaboradores, sendo um passo importante para a digitalização dos processos de RH. Com a Portaria 671, esse recurso foi regulamentado e ganhou mais importância.

Agora o empregador pode utilizar a CTPS Digital, sem precisar da versão física, além disso a Portaria unifica os dados do Registro do Empregado, não sendo mais necessário preencher duas vezes a mesma informação. Todas as anotações na Carteira podem ser feitas de forma digital pelo eSocial.

Local para guarda e assistência dos filhos no período da amamentação

Uma adequação imposta pela Portaria 671 beneficia mulheres com filhos em fase de amamentação. O documento determina algumas mudanças no § 1º do art. 389 do Decreto-Lei nº 5.452, de 1943, que determina que empresas em que trabalham pelo menos trinta mulheres, com mais de dezesseis anos de idade, deverão ter local apropriado para as empregadas deixarem seus filhos no período de amamentação.

O documento também explica que a empresa pode ser dispensada dessa obrigatoriedade, caso tenha uma creche própria próximo ao ambiente da empresa ou mantenha convênio com instituições públicas ou privadas. Além disso, a empresa pode optar pelo reembolso-creche.

Prorrogação de jornadas insalubres

Para garantir a integridade da saúde do trabalhador, a Portaria 671 trouxe algumas exigências para que as empresas solicitem a prorrogação de jornadas insalubres. 

Agora é necessário a autorização da chefia da unidade de segurança e saúde no trabalho da unidade descentralizada da Inspeção do Trabalho, com exceção para jornadas 12×36 e acordo ou convenção coletiva. Além disso, o pedido de autorização para a prorrogação de jornada em atividade insalubre será apresentado, por meio do portal gov.br.

A prorrogação da jornada só será concedida, após análise de impacto na saúde do trabalhador, inexistência de autos de infração às normas regulamentadoras, inexistência de acidente de trabalho no setor da empresa abrangido pelo pedido de autorização, adoção de sistema de pausas durante o trabalho e cumprimento dos intervalos previstos na legislação.

Concluindo

A Portaria 671 normatizou vários procedimentos da rotina diária do setor de gestão de pessoas, além de trazer novas regras e revisar uma série de normas trabalhistas para modernizar, simplificar, consolidar e desburocratizar as normas infralegais ligadas às questões trabalhistas.

Outro assunto muito importante pautado no documento, foi o ponto eletrônico que passou a ser classificado em três modelos diferentes:  REP- C,REP-A e REP-P. Além disso, foi instituído o Programa de Tratamento de Registro de Ponto, responsável por emitir o relatório Espelho de Ponto Eletrônico e o Arquivo Eletrônico de Jornada.

Por fim, é importante ressaltar que ao aderir a um Sistema de Gestão de Pessoas, a empresa precisa se atentar se ele está em conformidade com as normas da Portaria 671 e se possui o certificado de registro no INPI. Isso garantirá evitar problemas com os órgãos fiscalizadores e sindicatos, assegurando uma gestão de recursos humanos e departamento pessoal dentro das regulamentações legais.

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Além disso, o QuarkRH tem todas as certificações exigidas pela Portaria 671 e possui certificado de registro no INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial), garantindo sua confiabilidade e conformidade com as normas e regulamentações vigentes.

Com o Ponto Eletrônico do QuarkRH, você revolucionará a forma como sua empresa gerencia a frequência dos colaboradores e contará com recursos como:

• Integração com ponto biométrico;
• Possibilidade de registro online e offline de ponto (com opção de geolocalização na hora do registro);
• Opção de ponto via tablet através de QR Code ou reconhecimento facial;
• Banco de horas com processamento automático;
• App para smartphone;
• Painel de acompanhamento;
• Cadastros de horários, jornadas, tipo de ausência, motivo de alteração do ponto;
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