Quando falamos em obrigações trabalhistas, uma delas ainda gera dúvidas entre muitas empresas: a RAIS. Apesar de ser uma declaração obrigatória e importante para a conformidade com a legislação, muitas empresas acabam deixando para última hora ou não dando a devida atenção a esse processo.
Neste artigo, vamos esclarecer o que é esse mecanismo do Governo, para que ela serve, quem precisa declarar, os prazos, penalidades e como fazer o envio da forma correta. Continue a leitura e tire todas as suas dúvidas!
O que é a RAIS?
A RAIS, sigla para Relação Anual de Informações Sociais, é uma obrigação acessória de responsabilidade do empregador, exigida pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Seu objetivo principal é reunir informações socioeconômicas sobre o mercado de trabalho formal no Brasil.
Essa base de dados é essencial para que o Governo Federal consiga realizar estudos, análises e a formulação de políticas públicas relacionadas ao emprego, salário, qualificação profissional e benefícios sociais.
Além disso, ela é usada como base para o pagamento do abono salarial do PIS/PASEP, por isso é fundamental que seja enviada corretamente e dentro do prazo para não prejudicar os colaboradores da sua clínica.
Para que serve a RAIS?
Tem diversas finalidades estratégicas e operacionais para o governo e para as empresas.
Quem deve entregar a RAIS?
Até o ano-calendário de 2020, todas as pessoas jurídicas e equiparadas com ou sem empregados deveriam entrega-la anualmente pelo GDRAIS. No entanto, com a implementação do eSocial, essa obrigação passou por mudanças importantes.
Com a chegada do eSocial, a RAIS, que antes era feita todo ano através do programa GDRAIS, agora é atualizada de forma diferente.
A partir de 2024, as informações que as empresas devem enviar mensalmente ao eSocial passam a alimentar automaticamente os dados da RAIS. Isso significa que não é mais necessário acessar o portal.
No entanto, os empregadores precisam ficar atentos aos prazos do eSocial, pois deixar de enviar as informações corretamente ainda é uma infração e pode resultar em multas.
Atualmente, as regras são:
1. Empregadores obrigados ao eSocial (empresas em geral)
As empresas que transmitem dados de seus trabalhadores por meio do eSocial (Grupo 1, 2 e 3) não precisam mais entregar a RAIS anual. Nesse caso, o envio das informações ocorre em tempo real, ao longo do ano, substituindo a obrigação da RAIS.
2. Órgãos públicos e entidades obrigadas (Grupo 4 do eSocial)
Essas entidades passaram a ser obrigadas ao eSocial a partir de 2021, mas a RAIS ainda é exigida para elas em relação ao período anterior a 2021.
3. Empregadores que não se enquadram no eSocial
Empresas extintas, sem movimento no ano-base ou ainda não incluídas no eSocial devem seguir entregando a RAIS de forma convencional.
Atenção: MEIs sem empregados estão dispensados da entrega da RAIS.
Grupos
GRUPO 1 – Empresas com faturamento anual superior a R$ 78 milhões;
GRUPO 2 – Entidades empresariais com faturamento no ano de 2016 de até R$ 78.000.000,00 (setenta e oito milhões) e que não sejam optantes pelo Simples Nacional;
GRUPO 3.1 Pessoas Jurídicas – empregadores optantes pelo Simples Nacional e entidades sem fins lucrativos;
GRUPO 3.2 – Empregadores pessoa física (exceto doméstico), produtor rural PF;
GRUPO 4 – órgãos públicos e organizações internacionais, que ainda devem realizar a declaração pelo programa GDRAIS.
Leia também: A importância do Employer Branding: como atrair e engajar os melhores profissionais
RAIS negativa: o que é?
A RAIS negativa é a declaração feita por empresas sem empregados durante o ano-base, ou seja, que não tiveram movimento trabalhista. Ainda assim, essas empresas precisam informar a RAIS negativa, comprovando que não houve vínculos empregatícios no período.
A dispensa dessa obrigação ocorre somente se a empresa estiver obrigada ao eSocial e não tiver feito movimentações durante o ano.
Documentação necessária para o preenchimento
Antes de iniciar o preenchimento da RAIS, é importante reunir todas as informações e documentos necessários para garantir que a entrega seja feita com precisão e sem inconsistências. A organização desses dados facilita o processo e reduz o risco de erros ou omissões.
Confira a documentação que deve estar em mãos:
1. Informações da empresa
- CNPJ e razão social;
- CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas);
- Endereço completo e natureza jurídica;
- Dados do responsável legal.
2. Dados dos estabelecimentos
Se a empresa possuir mais de uma unidade, é necessário reunir os dados de todos os estabelecimentos, incluindo:
- Endereço;
- CNPJ de cada unidade;
- Número de empregados por estabelecimento.
3. Informações dos trabalhadores
- Nome completo e CPF;
- Data de nascimento e PIS/PASEP;
- Data de admissão e, se aplicável, data de desligamento;
- Ocupação (código CBO);
- Tipo de vínculo empregatício;
- Jornada de trabalho;
- Salário contratual e remunerações mensais;
- Quantidade de horas extras, adicionais, comissões, entre outros proventos;
- Informações sobre afastamentos (maternidade, auxílio-doença, etc.).
4. Movimentações trabalhistas
- Registros de admissões, desligamentos e transferências;
- Motivo de desligamento, se houver;
- Datas e tipos de afastamentos temporários.
5. Informações complementares
- Indicativo de aprendiz ou pessoa com deficiência (PCD), se aplicável;
- Categoria do trabalhador (CLT, estagiário, diretor, etc.);
- Dados referentes ao contrato de trabalho intermitente, se houver;
- Dados de trabalhadores temporários ou terceirizados.
Quais as penalidades pelo não envio da RAIS?
Deixar de entregar a relação, enviá-la com atraso ou com erros pode gerar multas e outras penalidades, conforme previsto no artigo 25 da Lei nº 7.998/1990.
Multas previstas:
- R$ 425,64, acrescido de R$ 106,40 por cada bimestre de atraso.
- Pode haver acréscimos em função do número de empregados não declarados.
Além disso, a empresa pode enfrentar:
- Dificuldades na emissão de certidões negativas;
- Impedimentos no pagamento do abono salarial para os trabalhadores;
- Fiscalizações e autuações por parte do Ministério do Trabalho.
Como entregar a RAIS?
As informações agora são coletadas pelo eSocial, contudo as empresas com pendências anteriores a 2022 devem utilizar o sistema disponibilizado pelo Governo Federal. Veja os principais passos:
1. Verifique se sua empresa está obrigada
Consulte se sua empresa ainda deve entregar a relação ou se já está 100% integrada ao eSocial.
2. Utilize o GDRAIS
Empresas que ainda devem entregar podem utilizar o programa GDRAIS, disponibilizado gratuitamente no site www.rais.gov.br. O programa permite o preenchimento, validação e envio das informações de forma segura.
3. Informe os dados corretos
A empresa deve incluir na declaração informações como:
- Dados cadastrais da empresa (CNPJ, CNAE, razão social)
- Vínculos empregatícios existentes no ano-base
- Remunerações pagas
- Admissões, afastamentos e desligamentos
- Jornada de trabalho e ocupação
4. Envie no prazo
Para o ano de 2025, o prazo de entrega começou em 17 de janeiro e se encerra em 17 de abril.
Após o preenchimento e validação, o envio deve ser feito pela internet. Guarde o recibo de entrega e a cópia da declaração como comprovação.
RAIS e eSocial: como se relacionam?
Desde a implantação do eSocial, muitas obrigações acessórias foram sendo substituídas ou integradas a essa nova plataforma.
A RAIS é uma das obrigações que já foi parcialmente substituída pelo eSocial, e todos os grupos de empresas já estão enviando as informações. Contudo, débitos da empresa anteriores a 2022 devem ser enviados pelo GDRAIS.
Ou seja, o eSocial não extinguiu completamente a RAIS, mas a tendência é que essa obrigação se torne obsoleta nos próximos anos.
Concluindo
A RAIS é uma obrigação legal que reflete a transparência das relações de trabalho no Brasil. Embora esteja sendo gradualmente substituída pelo eSocial, ela ainda permanece obrigatória para muitas empresas — especialmente aquelas fora dos grupos 1, 2, 3 e 4 do eSocial ou que estiveram inativas no ano-base.
Manter-se em conformidade é essencial para evitar penalidades, garantir direitos aos colaboradores e assegurar a boa imagem da sua empresa junto aos órgãos fiscalizadores.
