A gestão do ponto eletrônico é uma das atividades mais desafiadoras do Departamento Pessoal (DP). Por isso, a utilização de um sistema de ponto eletrônico garante a precisão e eficiência no controle da jornada de trabalho do colaborador. Atividade essa que é fundamental para a organização, para produtividade e para a conformidade com as leis trabalhistas.
O ponto eletrônico, com sua praticidade e modernidade, se tornou uma ferramenta indispensável para gerir os colaboradores das empresas, pois garante praticidade, segurança e simplifica o processo de registro, reduzindo a burocracia no DP e proporcionando maior precisão nos dados.
Além disso, gerir e acompanhar a jornada de trabalho é um desafio constante para qualquer empresa, independentemente do seu porte.
Mais do que uma simples exigência legal, o controle de ponto eletrônico do colaborador é fundamental para garantir a eficiência operacional, a transparência e a conformidade com as leis trabalhistas.
Sem um sistema de ponto eletrônico eficaz , as empresas correm o risco de enfrentar problemas como fraudes, litígios trabalhistas e perda de produtividade.
Neste artigo, você vai aprender como escolher sistema de ponto eletrônico para gerir a frequência dos colaboradores da sua empresa.
Boa leitura!
1 – O que é o Ponto Eletrônico?
O ponto eletrônico se destaca como a solução mais moderna e eficiente para o controle de horários de trabalho, superando métodos tradicionais como o livro de ponto manual e o cartão de ponto.
Sua praticidade e segurança simplificam o processo de registro, reduzindo a burocracia no DP e proporcionando maior precisão nos dados.
A tecnologia pode ser implementada através de diversos dispositivos, desde relógios de ponto até tablets e smartphones, adaptando-se às necessidades de cada empresa. Sistema de ponto eletrônico mais avançadas permitem a marcação de ponto por biometria digital ou facial, eliminando a necessidade de senhas ou cartões.
Essa praticidade e segurança garantem uma gestão de jornadas mais eficiente, com redução de erros e maior controle sobre os horários de trabalho. A implementação do ponto eletrônico é um investimento estratégico que garante maior precisão nos registros de jornada, facilita a gestão de horas extras e faltas, e contribui para a otimização dos processos interno do departamento pessoal.
2 – O que diz a lei sobre o Ponto Eletrônico?
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que é a principal legislação trabalhista no Brasil, regula a obrigatoriedade do controle de ponto no artigo 74, parágrafo 2º. Segundo a CLT, todas as empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a registrar os horários de entrada e saída dos empregados. Esta exigência pode ser cumprida por meio de registros manuais, mecânicos ou eletrônicos.
Artigo 74 da CLT:
“Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”
Atualmente, o ponto eletrônico é regulamentado pela Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Emprego, publicada em 2021. Essa portaria substituiu as Portarias 373 e 1510 e modernizou as diretrizes para o uso de sistema de ponto eletrônico para o controle de jornada.
3 – Quais os tipos de controle de ponto eletrônico?
A CLT permite que o controle de ponto seja realizado de três formas: manual, mecânica e eletrônica. Cada método tem suas particularidades e é importante conhecer as opções disponíveis para escolher a que melhor se adapta à realidade da sua empresa.
Manual: Esse é o método mais antigo, utilizado principalmente por pequenas empresas. Ele consiste no registro das horas trabalhadas em livros ou folhas de ponto. Embora seja de baixo custo, este método está sujeito a erros e fraudes, além de ser bastante trabalhoso para o RH.
Mecânico: Utiliza relógios de ponto cartográficos, onde os funcionários inserem um cartão de ponto para registrar sua jornada. Apesar de ser mais seguro que o método manual, ele ainda demanda bastante trabalho do RH para a conferência e cálculo das horas trabalhadas.
Eletrônico: O controle de ponto eletrônico é o mais moderno e eficiente. Os colaboradores registram seu ponto em relógios eletrônicos, que armazenam as informações digitalmente, através de cartão magnético ou biometria. Este método reduz a possibilidade de erros e fraudes e facilita a integração com sistemas de gestão de RH.
Além disso, com a Portaria 671, o ponto eletrônico foi divido em 3 tipos:
Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C): O famoso relógio de ponto tradicional, deve ser utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho. Ele tem capacidade para emitir documentos decorrentes da relação de trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A): Conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.
Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P): Software executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista. Deve possuir certificado no INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial) e cumprir todos os requisitos da Portaria 671.
4 – Passos para implementar o ponto eletrônico na sua empresa
Implementar um sistema de ponto eletrônico eficiente é fundamental para garantir a conformidade legal, otimizar a gestão de pessoas e aumentar a produtividade da empresa.
Um sistema bem estruturado de ponto eletrônico ajuda a evitar fraudes, reduz a incidência de erros e melhora a transparência nas relações trabalhistas. Mas, como alcançar essa eficiência?
Confira a seguir alguns passos para facilitar essa implementação:
1 – Faça uma análise das necessidades
O primeiro passo para implementar um controle de ponto eficiente é realizar uma análise detalhada das necessidades da empresa. Considere o número de funcionários, a diversidade de turnos, a existência de trabalhadores remotos ou externos, e a legislação aplicável. Entender esses aspectos ajuda na escolha da solução mais adequada.
2 – Escolha do Sistema de Controle de Ponto
Com base na análise de necessidades, selecione o sistema de controle de ponto mais adequado. Hoje, o mais assertivo para empresas é o utilizar o controle de ponto do REP-P, pois esse oferece mais flexibilidade ao permitir o uso de um software de ponto eletrônico como o QuarkRH.
3 – Treinamento dos colaboradores
Para garantir o sucesso da implementação, é essencial treinar todos os colaboradores no uso do novo sistema de controle de ponto. Realize sessões de treinamento que abordem o funcionamento do sistema, a importância da marcação correta e as consequências de erros ou fraudes no registro de ponto.
4 – Estabelecimento de políticas e procedimentos
Desenvolva políticas claras e procedimentos documentados para o uso do sistema de controle de ponto. Estas políticas devem incluir diretrizes sobre:
- Horários de entrada e saída
- Intervalos e pausas
- Procedimentos para registros manuais em caso de falha do sistema
- Consequências para o não cumprimento das regras
5 – Monitoramento e auditoria
Após a implementação, monitore regularmente o uso do sistema para garantir sua eficácia. Realize auditorias periódicas para identificar possíveis falhas ou fraudes e faça ajustes conforme necessário. O monitoramento constante ajuda a manter a integridade do sistema e a conformidade com as normas legais.
6 – Integração com a Folha de Pagamento
Um sistema de controle de ponto eficiente deve estar integrado ao sistema de folha de pagamento da empresa. Essa integração automatiza o cálculo de horas trabalhadas, horas extras e demais variáveis, reduzindo erros e otimizando o processo de fechamento da folha.
5 – Como escolher um sistema de ponto eletrônico?
Escolher o sistema de ponto eletrônico ideal para a sua empresa é uma decisão que envolve diversos fatores e as necessidades da empresa. Um sistema deve facilitar o controle de ponto dos colaboradores, garantir conformidade com a legislação e otimizar processos internos.
A seguir, listamos algumas considerações importantes para ajudar os gestores de RH e DP a fazer a melhor escolha.
1 – Necessidades da empresa
Cada empresa possui características únicas e, portanto, suas necessidades de gestão de ponto podem variar significativamente. Considere aspectos como: tamanho da empresa, tipo de trabalho, flexibilidade de horário, entre outros.
Definir esses itens irão ajudar a escolher o software de ponto eletrônico que mais se adapta a sua realidade.
2 – Conformidade legal
Certifique-se de que o sistema escolhido esteja em conformidade com a legislação vigente. Verifique se ele atende aos requisitos da Portaria 671, se possui certificado de registro no INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial) e se está em conformidade com a LGPD.
3 – Tecnologias disponíveis
Os sistemas de ponto eletrônico utilizam diferentes tecnologias, cada uma com suas vantagens e desvantagens. Avalie qual tecnologia melhor atende as necessidade da sua empresa:
- Biometria: Alta segurança e precisão, ideal para evitar fraudes.
- Cartões de proximidade: Simplicidade e eficiência, mas com menor segurança em comparação com a biometria.
- Aplicativos móveis: Flexibilidade para equipes externas, com funcionalidades como geolocalização.
- Portais Web: Acessibilidade para trabalhadores remotos e fácil integração com outros sistemas de gestão.
4 – Integração com outros sistemas
A integração com sistemas existentes, como softwares de gestão de pessoas e folha de pagamento, é muito importante para garantir a eficiência dos processos. Um bom sistema de ponto eletrônico deve:
- Automatizar a transferência de dados para a folha de pagamento, reduzindo a carga administrativa.
- Sincronizar com sistemas de gestão de escalas e controle de produtividade.
- Oferecer APIs ou conectores para facilitar a integração com outros softwares utilizados pela empresa.
5 – Usabilidade e acessibilidade
Um sistema de ponto eletrônico deve ser fácil de usar tanto para os funcionários quanto para os gestores. Considere a interface do usuário, a facilidade de acesso aos registros e a disponibilidade de suporte técnico para eventuais problemas.
6 – Custo-Benefício
Por fim, avalie o custo-benefício do sistema de ponto eletrônico. Considere não apenas o custo inicial de implementação, mas também os custos contínuos de manutenção e suporte.
Além disso, analise os benefícios em termos de economia de tempo, redução de erros e conformidade legal. Um sistema de ponto eletrônico que oferece uma boa relação custo-benefício pode gerar economias significativas a longo prazo.
Concluindo
Saber escolher o sistema de ponto eletrônico é essencial para as empresas, pois oferecem uma série de vantagens que impactam positivamente a produtividade, a organização e a segurança jurídica das empresas.
Com a evolução tecnológica, os sistema de ponto eletrônico está em constante aprimoramento, oferecendo novas funcionalidades e soluções para garantir a eficiência e a segurança da gestão de horários.
Investir nesta tecnologia é fundamental para empresas que buscam otimizar seus processos, melhorar a gestão de seus colaboradores e alcançar resultados positivos a longo prazo.
O ponto eletrônico, aliado à gestão estratégica de pessoas, representa um passo fundamental para o futuro do trabalho e para o sucesso das empresas no mercado competitivo.
QuarkRH – Sistema de ponto eletrônico completo para sua empresa
O QuarkRH se destaca como um software avançado para ponto eletrônico e biométrico. Nossa solução completa e eficiente permite controlar o registro de horas dos seus colaboradores de forma precisa.
Além disso, o QuarkRH tem todas as certificações exigidas pela Portaria 671 e possui certificado de registro no INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial), garantindo sua confiabilidade e conformidade com as normas e regulamentações vigentes.
É importante ressaltar que o QuarkRH é um software ou sistema para RH e DP completo, que conta com mais de 180 funcionalidades estratégicas para otimizar a gestão de pessoas.
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