Gestão de EPIs: Como garantir entrega e controle eficientes

A segurança do trabalho é uma prioridade para qualquer empresa que se preocupa com o bem-estar dos seus colaboradores. E, nesse contexto, os Equipamentos de Proteção Individual (EPIs) desempenham um papel fundamental na prevenção de acidentes e na proteção da saúde dos trabalhadores. Mas, para que os EPIs cumpram seu papel de forma eficaz, é essencial que a empresa tenha um controle rigoroso sobre sua entrega, rastreamento e data de validade.

Muitas empresas ainda fazem esse controle de forma manual, o que pode gerar erros, perda de informações e um grande retrabalho. Mas a boa notícia é que a tecnologia permite automatizar esse processo, garantindo maior controle e eficiência na gestão dos EPIs.

Neste artigo, você vai descobrir como garantir a entrega eficiente, o controle preciso e o monitoramento da validade dos EPIs na sua empresa, reduzindo riscos e garantindo conformidade com a legislação.

Se a sua empresa ainda enfrenta desafios na gestão de EPIs, este conteúdo foi feito para você! 

Principais desafios na gestão de EPIs

A má gestão de EPIs pode trazer consequências graves para a empresa, como:

Os Equipamentos de Proteção Individuais são essenciais para garantir a segurança dos trabalhadores e atender às exigências das normas regulamentadoras, como a NR 6. No entanto, muitas empresas ainda enfrentam dificuldades na gestão desses itens, o que pode gerar riscos tanto para os colaboradores quanto para o próprio negócio.

Sem um controle eficiente, problemas como falta de rastreabilidade, desperdício de recursos e uso indevido torna-se comun.

Imagine uma situação onde um colaborador sofre um acidente e a empresa não consegue comprovar que ele recebeu o equipamento correto ou que ele não estava dentro da validade. Esse cenário pode resultar em multas, processos trabalhistas e danos à reputação da organização.

Desafios da gestão ineficiente de EPIs

Falta de controle na entrega – Sem um registro adequado, é difícil garantir que cada colaborador os equipamentos necessários e assinou o comprovante de entrega.

Equipamentos vencidos ou inadequados – Equipamentos fora do prazo de validade ou sem Certificado de Aprovação (CA) atualizado colocam a segurança em risco e podem gerar penalizações.

Desorganização no estoque – A falta de um sistema de controle pode levar a desperdícios, compras desnecessárias ou escassez.

Dificuldade na rastreabilidade – Quando não há um histórico detalhado da distribuição e uso, a empresa pode ter dificuldades em auditorias ou investigações de segurança.

Para evitar esses problemas, as empresas precisam adotar um processo estruturado para gerenciar a entrega, o controle e a validade dos EPIs, garantindo a segurança dos colaboradores e a conformidade com as normas legais.

Com a tecnologia, esse processo pode ser automatizado, facilitando o monitoramento e reduzindo erros. O módulo Gestão de EPIs do QuarkRH foi desenvolvido exatamente para atender essas demandas, oferecendo um controle completo dos EPIs dentro da organização.

2 – Como garantir uma entrega eficiente de EPIs

A entrega não se resume apenas a fornecer os equipamentos ao colaborador. É essencial ter um processo bem estruturado para evitar falhas e garantir conformidade.

Passos para uma entrega eficaz

1 – Registro detalhado do colaborador: Antes de realizar a entrega, garanta que os dados do funcionário estejam atualizados no sistema. Isso inclui cargo, setor e riscos ocupacionais.

2 –  Associação do EPI ao trabalhador: Cada colaborador deve receber apenas os equipamentos adequados à sua função, conforme as normas de segurança.

3 – Registro da entrega com assinatura digital: O uso de comprovantes eletrônicos evita disputas futuras e garante rastreabilidade.

4 – Treinamento sobre o uso correto: Oriente os colaboradores sobre como utilizá-lo corretamente.

5 – Controle de devolução e substituição: Determine prazos para devolução de EPIs reutilizáveis e substituição daqueles que atingirem a vida útil.

Como o QuarkRH facilita?

O módulo Gestão de EPIs do QuarkRH permite associar cada item ao colaborador, gerando comprovantes digitais e permitindo acompanhar todo o histórico de entregas de forma automatizada.

3 – Controle de EPIs: estoque e rastreabilidade

Manter um estoque organizado e garantir rastreabilidade são desafios comuns na gestão de EPIs. O descontrole pode gerar desperdícios ou falta de materiais essenciais.

Boas práticas para um controle eficiente

• Centralize as informações – Tenha um sistema que reúna todos os dados sobre EPIs em um só lugar.
• Registre movimentações em tempo real – Qualquer entrada ou saída do estoque deve ser documentada.
• Faça auditorias periódicas – Verifique se os EPIs disponíveis são suficientes e estão dentro do prazo de validade.
• Automatize o controle de estoque – Evite erros humanos utilizando um sistema que informe automaticamente sobre reposições necessárias.

Como o QuarkRH facilita?

Com o QuarkRH, é possível cadastrar e gerenciar estoques, registrar movimentações e acessar relatórios detalhados sobre a distribuição dos equipamentos de proteção.

4 – Como garantir a validade dos EPIs

EPIs vencidos ou em más condições podem comprometer a segurança do trabalhador e resultar em penalidades para a empresa.

Dicas para monitorar a validade

• Cadastre a data de validade no sistema
• Faça inspeções regulares
• Acompanhe os Certificados de Aprovação (CA)

Como o QuarkRH facilita

Permite cadastrar os EPIs com seus respectivos CAs e validade, garantindo um trole sobre a data de vencimento dos equipamentos.

Concluindo

A gestão de EPIs vai muito além da simples entrega de equipamentos aos colaboradores. Garantir que cada item seja distribuído corretamente, rastrear seu uso e monitorar sua validade são passos essenciais para manter a segurança no ambiente de trabalho e evitar riscos legais.

Uma administração ineficiente pode resultar em multas, processos trabalhistas, desperdícios e, o mais grave, colocar a vida dos trabalhadores em perigo. Por isso, contar com um processo estruturado e automatizado faz toda a diferença.

Ao investir em um sistema de gestão, sua empresa ganha:

• Maior controle e conformidade, garantindo que todos os EPIs sejam utilizados corretamente e estejam dentro da validade.
• Eficiência na gestão, com um processo automatizado que reduz erros e economiza tempo do RH e DP.
• Rastreabilidade completa, permitindo monitorar a distribuição e ter um histórico detalhado de cada movimentação.
• Segurança para os colaboradores, garantindo que todos recebam e utilizem os equipamentos adequados para suas funções.

O módulo Gestão de EPIs do QuarkRH foi desenvolvido para ajudar empresas a terem um controle preciso e seguro sobre esses equipamentos, garantindo conformidade, agilidade e eficiência na gestão.

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