Com a transformação digital acelerando todos os setores das organizações, o RH não ficou para trás. O processo de admissão digital tem se consolidado como uma das principais apostas para modernizar a experiência dos colaboradores e otimizar as rotinas do Departamento Pessoal. Segundo dados do Instituto Locomotiva, 85% das empresas já planejam digitalizar sua admissão de funcionários e quase metade delas (47%) já estão colocando isso em prática.
A urgência não é à toa. Um levantamento do mesmo instituto revelou que 37% das empresas já perderam talentos por conta da burocracia e da demora no processo de contratação. Isso coloca a admissão digital como peça-chave para empresas que desejam se manter competitivas na atração e retenção de talentos.
Neste artigo, você vai entender:
- O que é admissão digital
- As diferenças em relação à admissão tradicional
- Quais são as vantagens reais para o DP e os colaboradores
- Como implementar um processo digital do zero
- E ao final, descubra as funcionalidades de DP do QuarkRH que tornam a admissão digital rápida, segura e sem burocracia.
1 – O que é admissão digital?
A admissão digital é um processo 100% online, no qual toda a jornada de contratação, desde o envio de documentos até a assinatura do contrato, é realizada digitalmente. Ela elimina a necessidade de papéis, cópias, presença física e longas trocas de e-mails.
Com esse modelo, os dados dos futuros colaboradores são recebidos por plataformas especializadas, validados automaticamente e integrados aos sistemas internos da empresa, como o eSocial. A assinatura do contrato também ocorre de forma segura e com validade jurídica, por meio de plataformas com assinatura eletrônica.
Além de simplificar tarefas operacionais, a admissão digital melhora a experiência do novo colaborador e otimiza o tempo dos profissionais de DP.
2 – Admissão tradicional x Admissão digital
Abaixo, uma comparação prática entre os dois modelos:
| Etapa | Admissão Tradicional | Admissão Digital |
| Documentos | Impressos e presenciais | Digitais e enviados online |
| Assinaturas | Manuais | Eletrônicas com validade jurídica |
| Tempo médio | Pode durar dias ou semanas | Redução de até 50% do tempo |
| Custos | Impressões, deslocamentos, armazenamento físico | Redução de custos operacionais |
| Sustentabilidade | Gasto de papel e recursos naturais | Processo 100% digital e ecológico |
A digitalização do processo, portanto, vai além da conveniência: ela impacta diretamente a eficiência da operação e a reputação da empresa no mercado.
3 – Por que sua empresa precisa digitalizar a admissão?
Empresas que ainda resistem à digitalização dos processos de Departamento Pessoal correm sérios riscos de perder bons profissionais, além de desperdiçar tempo e recursos.
A admissão digital oferece uma série de benefícios, tanto operacionais quanto estratégicos:
1. Agilidade no processo
Contratar talentos é um processo que exige tempo, mas não precisa ser lento. Com a admissão digital, é possível reduzir em até 50% o tempo médio de contratação, como mostram empresas que já adotaram soluções como o QuarkRH. A automatização permite que toda a etapa burocrática ocorra em paralelo com o onboarding e os primeiros contatos entre gestor e novo colaborador.
2. Mais segurança jurídica
A admissão digital utiliza criptografia, armazenamento seguro na nuvem e ferramentas em conformidade com a LGPD. Isso garante que os dados sensíveis dos novos colaboradores estejam protegidos, ao mesmo tempo em que cumpre exigências fiscais e legais, como a integração com o eSocial.
3. Redução de erros manuais
Formulários digitais, validação automática de campos e integração com bancos de dados eliminam erros comuns em processos manuais, como digitação incorreta de dados, falha na coleta de documentos ou perda de arquivos.
4. Sustentabilidade e economia
Reduzir impressões, transporte de papéis e uso de insumos físicos é uma vantagem financeira e ambiental. A admissão digital elimina gastos com impressão, envelopes, transporte de documentos e arquivamento físico.
5. Experiência do futuro colaborador
Imagine um novo colaborador que consegue enviar seus documentos de casa, assinar o contrato no celular e receber um e-mail de boas-vindas com informações sobre sua equipe. Esse é o novo padrão de experiência que a admissão digital oferece e que contribui para um employer branding forte e uma taxa de retenção mais alta.
4 – Como fazer uma admissão digital em sua empresa?
Para implementar a admissão digital, é necessário mapear os processos atuais e investir em um sistema de RH/DP que ofereça soluções completas, desde a coleta de documentos até a assinatura digital.
Etapas práticas:
1. Escolha um sistema de RH/DP completo e com recursos chaves:
Opte por uma plataforma robusta como o QuarkRH, com mais de 200 funcionalidades que automatizam e simplificam todo o processo de admissão digital.
2. Mapeie seu fluxo atual de admissão e identifique gargalos:
Revise as etapas atuais da admissão e identifique pontos de atraso, retrabalho ou falhas que podem ser otimizadas com a digitalização.
3. Solicite os documentos digitalmente:
Use formulários personalizados para que o novo colaborador envie todos os documentos necessários de forma prática, rápida e remota.
4. Valide e organize os dados:
Verifique as informações recebidas diretamente no sistema e organize os dados de forma segura, reduzindo erros e aumentando a conformidade.
5. Assine digitalmente o contrato:
Utilize assinaturas eletrônicas com validade jurídica para formalizar o vínculo, eliminando a necessidade de papel e deslocamento.
6. Integre com sistemas como o eSocial:
Garanta o envio automático das informações para o eSocial e outros sistemas, mantendo a empresa em dia com as obrigações legais.
7. Prepare o onboarding remoto ou presencial:
Planeje o acolhimento do novo colaborador com integração estruturada, seja no modelo presencial, híbrido ou totalmente remoto.
A boa notícia é que o DP não precisa reinventar a roda. Existem sistemas de RH/DP no mercado com fluxos prontos e integração nativa com os principais sistemas contábeis e de folha de pagamento.
5 – Quais são os pilares da admissão digital de sucesso?
1. Tecnologia amigável
Sistemas de RH e DP intuitivos e de fácil acesso tanto para os profissionais de Departamento pessoal e RH quanto para os futuros colaboradores.
2. Conformidade legal
A plataforma deve atender à LGPD e oferecer segurança jurídica para os contratos digitais.
3. Integração com sistemas internos
É essencial que a solução se conecte com a folha de pagamento, eSocial, contabilidade e outras fontes de dados.
4. Comunicação clara com o colaborador
Desde o momento da proposta até o onboarding, é fundamental manter o novo colaborador bem informado.
5. Flexibilidade para diferentes modelos de trabalho
A admissão digital precisa ser compatível com contratações remotas, híbridas e presenciais.
6 – Principais vantagens da admissão digital para o DP
- Automação do processo de admissão
- Redução de burocracias e retrabalho
- Padronização dos dados recebidos
- Organização e rastreabilidade dos documentos
- Otimização do tempo do Departamento Pessoal
- Fortalecimento da marca empregadora
- Suporte à gestão estratégica de talentos
Ao adotar a admissão digital, o DP consegue sair do papel operacional e assumir um papel cada vez mais estratégico dentro da organização, focando em indicadores, experiência do colaborador e cultura organizacional.
7 – Futuro do DP: admissão digital como padrão
A admissão digital não é mais uma tendência, é realidade em empresas que valorizam inovação, eficiência e experiência. Organizações que adotam esse modelo conquistam não apenas agilidade, mas também uma reputação mais moderna no mercado, com impactos diretos no clima organizacional e na retenção de talentos.
Além disso, os processos digitais estão diretamente alinhados aos princípios ESG (ambientais, sociais e de governança), tão valorizados por investidores e consumidores nos dias de hoje.
Se você ainda está usando papel, planilhas manuais e contratos impressos, este é o momento ideal para dar o próximo passo.
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