A reforma tributária deixou de ser assunto de economista e virou pauta urgente para quem cuida de pessoas e folha de pagamento.Desde janeiro de 2026, a transição está oficialmente em curso.
A Emenda Constitucional 132/2023 foi regulamentada pela Lei Complementar 214/2025, sancionada pelo presidente em 17 de janeiro de 2025, e as mudanças já produzem efeitos práticos neste ano.
Para o RH e o Departamento Pessoal, ignorar essa mudança é abrir espaço para passivos tributários, perda de créditos fiscais e custos operacionais maiores do que o necessário.
Neste artigo, você vai entender o que diz a nova reforma tributária, o que já mudou em 2026, quem perde, quem ganha e o que o DP precisa fazer agora para não ser pego de surpresa.
O que diz a nova reforma tributária?
A reforma tributária é a maior reestruturação do sistema de impostos brasileiro em décadas. Seu objetivo central é simplificar a complexa estrutura tributária atual, reduzindo custos e burocracia, além de modernizar o sistema e alinhá-lo a práticas internacionais.
Na prática, o que a reforma faz é acabar, de forma gradual, com cinco tributos que convivem há décadas com regras distintas por estado, por município e por setor: PIS, COFINS, ICMS, ISS e IPI (este último com exceção para a Zona Franca de Manaus).
No lugar deles, entram três novos tributos:
- IBS (Imposto sobre Bens e Serviços): unifica ICMS estadual e ISS municipal. Incide sobre bens e serviços com não cumulatividade plena, ou seja, o imposto pago em cada etapa da cadeia gera crédito para a etapa seguinte.
- CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços): substitui PIS e COFINS. Mesma lógica de não cumulatividade e base ampla sobre bens e serviços.
- IS (Imposto Seletivo): incide sobre produtos e serviços considerados prejudiciais à saúde ou ao meio ambiente, como cigarros e bebidas alcoólicas. É o chamado “imposto do pecado”, com função extrafiscal de desestimular consumo prejudicial.
A reforma corrige distorções históricas como a tributação em cascata, que cobrava imposto sobre imposto já pago nas etapas anteriores.
O que muda em 2026 com a reforma tributária?
2026 é o ano de transição e testes, mas isso não significa que as empresas podem esperar sentadas.
O cronograma oficial prevê que em 2026 começa a cobrança de teste com alíquotas de 0,9% de CBS e 0,1% de IBS. O PIS e o COFINS continuam sem alteração, mas permitem a compensação do valor pago no teste.
Em outras palavras, os tributos antigos e os novos coexistem por agora, mas o sistema já precisa ser reconhecido e operacionalizado pelas empresas.
O cronograma de implementação segue etapas bem definidas:
- 2026: fase de testes do IBS e CBS com alíquotas reduzidas. Obrigações acessórias já estão em vigor, inclusive o novo layout da Nota Fiscal IVA 5.0.
- 2027: PIS e COFINS são extintos. CBS e Imposto Seletivo entram em cobrança efetiva. Split payment começa de forma gradual e facultativa.
- 2029: início da transição do ICMS e do ISS para o IBS, a etapa mais longa para empresas com operações interestaduais.
- 2033: reforma tributária totalmente implementada, com extinção do ICMS e do ISS.
Mas atenção: “ano de testes” não é sinônimo de “ano sem obrigações”.
O período de testes exige que empresas de diversos setores se adaptem ao novo layout da Nota Fiscal IVA 5.0.
Essa fase segue até 31 de dezembro de 2026 e será determinante para a consolidação dos novos procedimentos.
A partir de 2026, as notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFS-e, CT-e) já precisam destacar os novos impostos, CBS e IBS. Empresas contratantes precisam validar se seus parceiros estão emitindo notas corretamente.
Caso contrário, podem perder o direito ao crédito tributário.
Para o DP, isso tem implicação direta: qualquer serviço contratado, seja BPO de folha, consultorias, treinamentos ou trabalho temporário, precisa gerar documentação fiscal adequada para que a empresa preserve o direito ao crédito.
O mecanismo de split payment
Uma das mudanças mais estruturais para o fluxo de caixa das empresas é o split payment, ou pagamento fracionado.
O sistema bancário identifica que a nota tem IBS e CBS destacados e automaticamente separa o valor dos impostos, que vão direto para as contas do governo.
O restante do valor líquido é enviado ao prestador do serviço.
O split payment tem previsão para entrar em vigor a partir de 2027, de forma gradual e facultativa, conforme previsto no artigo 35 da Lei Complementar 214.
O impacto no capital de giro é real e precisa ser planejado agora, antes da implementação plena.
Quem vai ser prejudicado com a reforma tributária?
Alguns setores e perfis de empresas sentirão mais o peso da transição. Os grupos com maior risco de impacto negativo são:
- Empresas intensivas em mão de obra, especialmente as de serviços
No novo modelo com IVA, as empresas podem abater o imposto pago sobre insumos. O problema é que, para grande parte das empresas de serviços, o principal custo não são os insumos, é a mão de obra.
A folha de pagamento, com salários, encargos e benefícios, não gera crédito tributário. Quem tem custo concentrado em pessoas pode ter aumento efetivo de carga no médio prazo.
- Empresas com incentivos fiscais estaduais
Benefícios concedidos fora das regras do CONFAZ (Conselho Nacional de Política Fazendária) serão extintos.
Incentivos regionais criados ao longo de décadas desaparecem de forma progressiva. Para empresas da indústria no Nordeste, do agronegócio em determinados estados ou de setores que utilizam regimes especiais como ICMS-ST, essa transição pode representar aumento significativo de carga tributária.
- Varejo e comércio
Empresas precisarão rever preços, contratos e capital de giro para lidar com o split payment e com a nova lógica de créditos do IBS e da CBS, mesmo ainda na fase de testes.
E tem um risco que passa despercebido na maioria das empresas: não prestar atenção nos detalhes da transição pode gerar dívidas tributárias que chegam com cobrança retroativa.
Isso vale tanto para o que acontece internamente quanto para os serviços contratados de terceiros. Um fornecedor emitindo nota errada hoje pode virar um problema fiscal amanhã.
Quem será beneficiado com a reforma tributária?
Nem tudo são más notícias. Há setores e perfis que saem ganhando, e o RH precisa entender essa lógica para orientar a gestão de custos da empresa.
- Indústrias com cadeias longas de produção
A indústria nacional convive há décadas com um problema simples de entender: o imposto cobrado em cada etapa da produção não desaparecia, ele se acumulava e encarecia o produto final.
Com o novo modelo, a ideia é que cada etapa possa gerar crédito sobre o que foi pago na anterior, a fim de reduzir o custo total da cadeia e tornar os produtos brasileiros mais competitivos, inclusive no mercado externo.
- Trabalhadores com renda até R$ 5.000 mensais
A reforma tributária da renda, aprovada em conjunto, garante isenção de Imposto de Renda para quem ganha até esse valor. Para o RH, isso tem impacto direto na retenção de talentos e no poder de compra dos colaboradores de menor renda.
- Pequenos empreendedores e autônomos
A emenda constitucional cria a figura do nano empreendedor, uma nova categoria com isenção total da CBS e IBS para faturamento anual de até R$40,5 mil, equivalente a 50% do limite do Simples Nacional.
O objetivo é formalizar e desonerar quem está na base da pirâmide produtiva.
- Empresas que contratam serviços terceirizados formalizados
Serviços de trabalho temporário, BPO de RH, consultorias e treinamentos podem gerar créditos de IBS e CBS, desde que devidamente documentados e que a contratante esteja no regime tributário adequado.
O ponto comum entre todos os beneficiados é a formalização e a organização documental. Quem tiver processos bem estruturados vai aproveitar melhor as oportunidades que a reforma oferece.
Impactos diretos no RH e Departamento Pessoal
A CLT não foi alterada pela reforma tributária, mas dizer que o DP não será afetado é um equívoco sério.
A reforma tributária gera um efeito dominó que atinge em cheio o RH e o Departamento Pessoal, pois o custo de manter uma equipe e oferecer benefícios ganhou novas camadas de complexidade.
Veja os pontos que exigem atenção imediata:
Benefícios trabalhistas e crédito tributário
Uma das principais mudanças está relacionada à tomada de crédito com IBS e CBS. Somente os benefícios concedidos aos empregados e formalizados em convenções ou acordos coletivos de trabalho poderão ser aproveitados como crédito.
Benefícios informais ou concedidos de forma discricionária ficam de fora dessa lógica.
Contratos de terceirização
A forma como o DP contrata serviços externos, como fornecedores de benefícios, plataformas de gestão, empresas de saúde ocupacional e escritórios contábeis, impacta diretamente a geração de créditos fiscais.
Contratos mal estruturados geram perda de crédito.
Validação de fornecedores
Empresas contratantes precisam validar se seus parceiros estão emitindo notas corretamente com IBS e CBS destacados.
Caso contrário, podem perder o direito ao crédito tributário. O DP precisa incluir essa checagem nos processos de homologação de fornecedores.
Integração entre DP e fiscal
A integração entre o faturamento e o Departamento Pessoal será obrigatória para o aproveitamento de créditos.
Os sistemas precisam confirmar a inclusão dos campos para IBS e CBS nas notas fiscais. Trabalhar com fiscal de um lado e DP do outro, vai custar caro.
Risco de pejotização indevida
Com o aumento de custo sobre mão de obra formal, cresce a tentação de substituir vínculos CLT por contratos PJ. O risco de passivo trabalhista nesse movimento continua sendo altíssimo, e o RH precisa ser a barreira de contenção.
O que especialistas dizem sobre a reforma tributária
A reforma tributária é consenso em um ponto: o sistema anterior era insustentável. Mas o debate sobre os efeitos da mudança está longe de ser unanimidade. Veja a opinião de especialistas sobre os prós e contras:
| A favor | Contra |
| Bernard Appy, secretário extraordinário da reforma tributária: o split payment traz previsibilidade, reduz a litigiosidade e acelera o repasse de tributos para os entes federativos. | Especialistas tributaristas: a alíquota padrão estimada do IVA entre 26,5% e 28,6%pode colocar o Brasil entre os países com maior carga sobre consumo do mundo |
| Dep. Reginaldo Lopes (PT-MG), relator da reforma na Câmara: a medida vai acabar com a guerra fiscal entre estados e gerar empregos com os efeitos completos previstos para 2033. | Advogados tributaristas: 78% dos profissionais jurídicos esperam aumento de casos judiciais e 89% antecipam crescimento relevante de processos administrativos ao longo da transição. |
| Ministério da Fazenda: a não cumulatividade integral e a validação em tempo real tendem a reduzir litígios tributários, simplificar obrigações acessórias e melhorar a transparência na arrecadação | Rodrigo Massud, tributarista da banca Choaib, Paiva e Justo Advogados: “As empresas vão precisar ajustar seus sistemas para conciliar essa dupla apuração que vai conviver os dois regimes ainda até 2033: do IBS e da CBS, ao lado do ICMS, do ISS, do PIS e da COFINS” |
| Especialistas em comércio exterior: fim da cumulatividade elimina o efeito cascata que encarecia produtos nacionais e prejudicava a indústria e a exportação. | Gestores regionais: a tributação migra da origem para o destino, representando perda de arrecadação para estados produtores do Norte e Nordeste. |
O ponto de equilíbrio entre os especialistas é que a reforma é necessária, mas a execução da transição vai determinar se ela entrega o que promete.
Para as empresas, e especialmente para o DP, não dá para esperar o veredicto final: a adaptação precisa acontecer agora, independentemente do debate acadêmico.
Como as empresas podem se adequar agora
2026 é o ano de colocar a casa em ordem. O prazo para adequação a reforma tributária vai até dezembro, mas quem deixar para o último trimestre vai pagar um preço operacional alto.
- O primeiro passo é o mapeamento interno: entenda quais serviços a empresa contrata, como esses contratos estão formalizados e se os fornecedores já estão emitindo notas com IBS e CBS destacados. Esse levantamento é uma função conjunta entre DP, financeiro e jurídico.
- O segundo passo é a atualização de sistemas: o aproveitamento de créditos tributários será automatizado e atrelado ao novo modelo de documento fiscal. As empresas deverão rever processos e investir em adequações tecnológicas para acompanhar os novos mecanismos de recolhimento. Sistemas de RH e folha que não conversam com os novos campos fiscais vão gerar retrabalho e risco de perda de créditos.
- O terceiro passo é a revisão de contratos: qualquer contrato de prestação de serviços ligado ao DP, seja de benefícios, saúde, consultoria ou terceirização de processos, precisa ser analisado à luz da nova lógica de créditos.
- O quarto passo é o treinamento do time: a equipe de DP precisa entender pelo menos o básico da nova tributação para fazer as perguntas certas aos fornecedores e ao setor fiscal.
- E o quinto passo é o planejamento de caixa: decisões financeiras e tecnológicas tomadas agora podem definir a capacidade de preservar fluxo de caixa e margens nos próximos anos. O DP que entende o impacto tributário consegue contribuir com simulações de custo de pessoal mais precisas e estratégicas.
QuarkRH: a plataforma que o seu DP precisa nesse momento
A reforma tributária aumentou a complexidade do Departamento Pessoal. Mais obrigações acessórias, integração entre sistemas, validação de documentos e mais necessidade de conformidade em tempo real.
O QuarkRH foi desenvolvida para reduzir exatamente essa complexidade, com funcionalidades que fazem diferença direta na rotina do DP nesse novo cenário:
- Gestão de documentos trabalhistas centralizada: toda a documentação de colaboradores, contratos, aditivos, benefícios formalizados e acordos coletivos em um único lugar, com rastreabilidade e fácil acesso para auditorias ou validações fiscais.
- Controle de jornada com conformidade legal: registro eletrônico de ponto integrado às regras da CLT, com alertas automáticos para horas extras, sobreaviso e intervalos. Isso reduz passivos trabalhistas que tendem a crescer em períodos de ajuste operacional como o que vivemos agora.
- Automação de rotinas do DP: admissão, desligamento, férias, afastamentos e obrigações mensais organizados em fluxos digitais, que liberam o time para focar no que realmente exige julgamento humano, como a análise de contratos e a gestão de fornecedores sob a nova lógica fiscal.
Enquanto o cenário tributário se transforma ao longo dos próximos anos, a operação de RH e DP da sua empresa pode manter a previsibilidade, a rastreabilidade e a eficiência que o negócio precisa para crescer sem acumular passivos.
Solicite uma demonstração gratuita e veja na prática como a plataforma transforma a gestão do seu Departamento Pessoal nesse cenário.
