A gestão de horários de trabalho é uma das atividades mais desafiadoras do Departamento Pessoal (DP) e no Recursos Humanos (RH). Por isso, a utilização de um sistema de ponto eletrônico garante a precisão e eficiência no controle de jornadas. Atividade essa que é fundamental para a organização, para produtividade e para a conformidade com as leis trabalhistas.
O ponto eletrônico, com sua praticidade e modernidade, se tornou uma ferramenta indispensável para gerir os colaboradores das empresas, pois garante praticidade, segurança e simplifica o processo de registro, reduzindo a burocracia no RH e proporcionando maior precisão nos dados.
Neste artigo, você vai encontrar tudo o que você precisa saber sobre o ponto eletrônico, desde sua implementação até as vantagens e os desafios de sua utilização.
Descubra como o ponto eletrônico pode transformar a gestão de seus colaboradores e otimizar os processos do seu departamento de RH.
O que é o Ponto Eletrônico
O ponto eletrônico se destaca como a solução mais moderna e eficiente para o controle de horários de trabalho, superando métodos tradicionais como o livro de ponto manual e o cartão de ponto.
Sua praticidade e segurança simplificam o processo de registro, reduzindo a burocracia no RH e proporcionando maior precisão nos dados.
A tecnologia pode ser implementada através de diversos dispositivos, desde relógios de ponto até tablets e smartphones, adaptando-se às necessidades de cada empresa e colaborador.
Com a evolução tecnológica, o ponto eletrônico também se modernizou. Soluções mais avançadas permitem a marcação de ponto por biometria digital ou facial, eliminando a necessidade de senhas ou cartões.
Essa praticidade e segurança garantem uma gestão de jornadas mais eficiente, com redução de erros e maior controle sobre os horários de trabalho.
A implementação do ponto eletrônico é um investimento estratégico que garante maior precisão nos registros de jornada, facilita a gestão de horas extras e faltas, e contribui para a otimização dos processos de RH.
O Ponto Eletrônico é hoje um aliado essencial para empresas que buscam otimizar seus processos, reduzir custos e garantir a conformidade com as leis trabalhistas.
Tipos de ponto eletrônico
O ponto eletrônico, ferramenta fundamental para o controle de horários, utiliza diferentes métodos para registrar a jornada de trabalho dos colaboradores. Cada método oferece vantagens e características específicas:
Cartão magnético: Tradicional e simples, o colaborador insere seu cartão em um leitor para registrar a entrada e saída, gravando os dados no sistema.
Biometria: Utilizando a leitura digital ou reconhecimento facial, o sistema identifica o colaborador e registra seus horários com alta segurança, evitando fraudes e erros.
Ponto digital: Através de aplicativos em smartphones, tablets e computadores o colaborador registra sua entrada e saída, muitas vezes com geolocalização para confirmar sua presença no local de trabalho.
Em todos os casos, o sistema de ponto eletrônico coleta e armazena as informações em um banco de dados, permitindo que o RH: visualize os registros, gere relatórios ou conecte o sistema de ponto eletrônico com outros softwares da empresa, como o de folha de pagamento, por exemplo.
O que diz a lei sobre o Ponto Eletrônico (Portaria 671)
Atualmente, o ponto eletrônico é regulamentado pela Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Emprego, publicada em 2021. Essa portaria substituiu as Portarias 373 e 1510 e modernizou as diretrizes para o uso de sistemas eletrônicos de controle de jornada.
A Portaria 671 definiu mudanças relacionadas à frequência do trabalhador, tornando esse tema um dos maiores causadores de dúvidas para as empresas e profissionais de gestão de pessoas. Além disso, ela propôs uma abordagem mais moderna das plataformas de controle de ponto.
O registro de ponto continua sendo obrigatório para empresas com mais de 20 colaboradores e pode ser feito por meio de equipamentos eletrônicos, mecânicos ou manuais.
Com relação ao ponto eletrônico, a Portaria 671 definiu três tipos de sistema de registro eletrônico de ponto: REP-C, REP-A, REP-P.
Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C): O famoso relógio de ponto tradicional, deve ser utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho. Ele tem capacidade para emitir documentos decorrentes da relação de trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A): Conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.
Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P): Software executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista. Deve possuir certificado no INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial) e cumprir todos os requisitos do Anexo IX da Portaria 671.
Benefícios do ponto eletrônico
O ponto eletrônico oferece diversas vantagens impactam positivamente na produtividade, na gestão de tempo e na conformidade legal. Confira a seguir cinco vantagens do ponto eletrônico:
Precisão e segurança nos registros
O ponto eletrônico elimina a necessidade de registros manuais, garantindo maior precisão e segurança nos dados da jornada de trabalho. Essa precisão evita erros em cálculos de horas extras e pagamentos, além de reduzir o risco de processos trabalhistas.
Gestão de tempo otimizada
O sistema automatiza o controle de ponto, liberando o DP/RH para focar em tarefas estratégicas, como desenvolvimento de talentos e gestão de performance. A automação do processo garante maior eficiência e reduz custos com tarefas administrativas.
Análise de dados para tomada de decisões
O ponto eletrônico fornece dados valiosos para análise de produtividade, identificação de padrões de trabalho e otimização da gestão de equipes. Essa análise permite decisões mais estratégicas e eficazes, impulsionando a produtividade e a gestão de recursos humanos.
Transparência e comunicação
O sistema de ponto eletrônico aumenta a transparência na gestão de horários, fortalecendo a comunicação entre colaboradores e gestores e promovendo a confiança. A percepção de justiça aumenta a motivação e o engajamento dos colaboradores.
Conformidade legal e segurança jurídica
A precisão dos registros e a conformidade com as leis trabalhistas garantem a segurança jurídica da empresa, reduzindo o risco de processos trabalhistas e multas. O ponto eletrônico garante que os direitos dos colaboradores sejam respeitados, fortalecendo o ambiente de trabalho.
Como escolher um sistema de ponto eletrônico?
Escolher o sistema de ponto eletrônico ideal para a sua empresa é uma decisão que envolve diversos fatores e as necessidades da empresa. Um sistema deve facilitar o controle de ponto dos colaboradores, garantir conformidade com a legislação e otimizar processos internos.
A seguir, listamos algumas considerações importantes para ajudar os gestores de RH e DP a fazer a melhor escolha.
1 – Necessidades da empresa
Cada empresa possui características únicas e, portanto, suas necessidades de gestão de ponto podem variar significativamente. Considere aspectos como: tamanho da empresa, tipo de trabalho, flexibilidade de horário, entre outros.
Definir esses itens irão ajudar a escolher o software de ponto eletrônico que mais se adapta a sua realidade.
2 – Conformidade legal
Certifique-se de que o sistema escolhido esteja em conformidade com a legislação vigente. Verifique se ele atende aos requisitos da Portaria 671, se possui certificado de registro no INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial) e se está em conformidade com a LGPD.
3 – Tecnologias disponíveis
Os sistemas de ponto eletrônico utilizam diferentes tecnologias, cada uma com suas vantagens e desvantagens. Avalie qual tecnologia melhor atende as necessidade da sua empresa:
Biometria: Alta segurança e precisão, ideal para evitar fraudes.
Cartões de proximidade: Simplicidade e eficiência, mas com menor segurança em comparação com a biometria.
Aplicativos móveis: Flexibilidade para equipes externas, com funcionalidades como geolocalização.
Portais Web: Acessibilidade para trabalhadores remotos e fácil integração com outros sistemas de gestão.
4 – Integração com outros sistemas
A integração com sistemas existentes, como softwares de gestão de pessoas e folha de pagamento, é muito importante para garantir a eficiência dos processos. Um bom sistema de ponto eletrônico deve:
- Automatizar a transferência de dados para a folha de pagamento, reduzindo a carga administrativa.
- Sincronizar com sistemas de gestão de escalas e controle de produtividade.
- Oferecer APIs ou conectores para facilitar a integração com outros softwares utilizados pela empresa.
5 – Usabilidade e acessibilidade
Um sistema de ponto eletrônico deve ser fácil de usar tanto para os funcionários quanto para os gestores. Considere a interface do usuário, a facilidade de acesso aos registros e a disponibilidade de suporte técnico para eventuais problemas.
6 – Custo-Benefício
Por fim, avalie o custo-benefício do sistema de ponto eletrônico. Considere não apenas o custo inicial de implementação, mas também os custos contínuos de manutenção e suporte.
Além disso, analise os benefícios em termos de economia de tempo, redução de erros e conformidade legal. Um sistema de ponto eletrônico que oferece uma boa relação custo-benefício pode gerar economias significativas a longo prazo.
Conclusão
O ponto eletrônico é uma ferramenta essencial para as empresas, oferecendo uma série de vantagens que impactam positivamente a produtividade, a organização e a segurança jurídica das empresas.
Com a evolução tecnológica, o ponto eletrônico está em constante aprimoramento, oferecendo novas funcionalidades e soluções para garantir a eficiência e a segurança da gestão de horários.
Investir nesta tecnologia é fundamental para empresas que buscam otimizar seus processos, melhorar a gestão de seus colaboradores e alcançar resultados positivos a longo prazo.
O ponto eletrônico, aliado à gestão estratégica de pessoas, representa um passo fundamental para o futuro do trabalho e para o sucesso das empresas no mercado competitivo.
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- Opção de ponto via tablet através de QR Code ou reconhecimento facial;
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