Como escolher um sistema de ponto eletrônico? Tudo que o DP precisa saber

A gestão do ponto eletrônico é uma das atividades mais desafiadoras do Departamento Pessoal (DP). Por isso, a utilização de um sistema de ponto eletrônico garante a precisão e eficiência no controle de jornadas. Atividade essa que é fundamental para a organização, para produtividade e para a conformidade com as leis trabalhistas. 

O ponto eletrônico, com sua praticidade e modernidade, se tornou uma ferramenta indispensável para gerir os colaboradores das empresas, pois garante praticidade, segurança e simplifica o processo de registro, reduzindo a burocracia no DP e proporcionando maior precisão nos dados. 

Além disso, gerir e acompanhar a jornada de trabalho é um desafio constante para qualquer empresa, independentemente do seu porte. 

Mais do que uma simples exigência legal, o controle de ponto eletrônico do colaborador é fundamental para garantir a eficiência operacional, a transparência e a conformidade com as leis trabalhistas. 

Sem um sistema de ponto eletrônico eficaz , as empresas correm o risco de enfrentar problemas como fraudes, litígios trabalhistas e perda de produtividade.

Imagine uma empresa em que os registros de entrada e saída dos funcionários são imprecisos ou facilmente manipuláveis. Isso pode levar a um acúmulo de horas extras não contabilizadas corretamente, atrasos na folha de pagamento e até mesmo questões legais sérias. 

Por outro lado, um sistema bem implementado pode transformar a maneira como a empresa gerencia seu capital humano, oferecendo dados precisos que auxiliam na tomada de decisões estratégicas e no fortalecimento da cultura organizacional.

Neste artigo, você vai conhecer em detalhes tudo sobre o ponto eletrônico, os diferentes tipos disponíveis, o que diz a lei e como escolher sistema de ponto eletrônico para o seu DP.

Boa leitura!

O que é o Ponto Eletrônico?

O ponto eletrônico se destaca como a solução mais moderna e eficiente para o controle de horários de trabalho, superando métodos tradicionais como o livro de ponto manual e o cartão de ponto. 

Sua praticidade e segurança simplificam o processo de registro, reduzindo a burocracia no DP e proporcionando maior precisão nos dados. 

A tecnologia pode ser implementada através de diversos dispositivos, desde relógios de ponto até tablets e smartphones, adaptando-se às necessidades de cada empresa e colaborador.

Com a evolução tecnológica, o ponto eletrônico também se modernizou. Soluções mais avançadas permitem a marcação de ponto por biometria digital ou facial, eliminando a necessidade de senhas ou cartões. 

Essa praticidade e segurança garantem uma gestão de jornadas mais eficiente, com redução de erros e maior controle sobre os horários de trabalho.

A implementação do ponto eletrônico é um investimento estratégico que garante maior precisão nos registros de jornada, facilita a gestão de horas extras e faltas, e contribui para a otimização dos processos do DP. 

O Ponto Eletrônico é hoje um aliado essencial para empresas que buscam otimizar seus processos, reduzir custos e garantir a conformidade com as leis trabalhistas.

O que diz a lei sobre o Ponto Eletrônico?

A legislação trabalhista brasileira estabelece diretrizes claras sobre a obrigatoriedade e as formas de controle de ponto nas empresas. Entender essas normas é crucial para garantir a conformidade legal e evitar possíveis penalidades.

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que é a principal legislação trabalhista no Brasil, regula a obrigatoriedade do controle de ponto no artigo 74, parágrafo 2º. Segundo a CLT, todas as empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a registrar os horários de entrada e saída dos empregados. Esta exigência pode ser cumprida por meio de registros manuais, mecânicos ou eletrônicos.

Artigo 74 da CLT:

“Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”

Essa regra foi reforçada pela Lei nº 13.874/2019, conhecida como Lei da Liberdade Econômica, que ajustou o número mínimo de funcionários para a obrigatoriedade do controle de ponto, aumentando de 10 para 20 empregados.

Atualmente, o ponto eletrônico é regulamentado pela Portaria 671 do Ministério do Trabalho e Emprego, publicada em 2021. Essa portaria substituiu as Portarias 373 e 1510 e modernizou as diretrizes para o uso de sistemas eletrônicos de controle de jornada.

A Portaria 671 definiu mudanças relacionadas à frequência do trabalhador, tornando esse tema um dos maiores causadores de dúvidas para as empresas e profissionais de gestão de pessoas. Além disso, ela propôs uma abordagem mais moderna das plataformas de controle de ponto. 

O registro de ponto continua sendo obrigatório para empresas com mais de 20 colaboradores e pode ser feito por meio de equipamentos eletrônicos, mecânicos ou manuais.

Com relação ao ponto eletrônico, a Portaria 671 definiu três tipos de sistema de registro eletrônico de ponto: REP-C, REP-A,  REP-P. 

Quais os tipos de controle de ponto eletrônico?

A CLT permite que o controle de ponto seja realizado de três formas: manual, mecânica e eletrônica. Cada método tem suas particularidades e é importante conhecer as opções disponíveis para escolher a que melhor se adapta à realidade da sua empresa.

Manual: Esse é o método mais antigo, utilizado principalmente por pequenas empresas. Ele consiste no registro das horas trabalhadas em livros ou folhas de ponto. Embora seja de baixo custo, este método está sujeito a erros e fraudes, além de ser bastante trabalhoso para o RH.

Mecânico: Utiliza relógios de ponto cartográficos, onde os funcionários inserem um cartão de ponto para registrar sua jornada. Apesar de ser mais seguro que o método manual, ele ainda demanda bastante trabalho do RH para a conferência e cálculo das horas trabalhadas.

Eletrônico: O controle de ponto eletrônico é o mais moderno e eficiente. Os colaboradores registram seu ponto em relógios eletrônicos, que armazenam as informações digitalmente, através de cartão magnético ou biometria. Este método reduz a possibilidade de erros e fraudes e facilita a integração com sistemas de gestão de RH.

Além disso, com a Portaria 671, o ponto eletrônico foi divido em 3 tipos:

Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C): O famoso relógio de ponto tradicional, deve ser utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho. Ele tem capacidade para emitir documentos decorrentes da relação de trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.

Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A): Conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.

Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P): Software executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista. Deve possuir certificado no INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial) e cumprir todos os requisitos da Portaria 671.

Com o registro de ponto digital, também é possível bater o ponto por meio de um navegador de internet, smartphones e tablets.

Por que o ponto eletrônico é essencial para as empresas?

O ponto eletrônico é essencial, pois ele não apenas assegura a conformidade com as leis trabalhistas, mas também desempenha um papel vital na organização das operações diárias, na eficiência do gerenciamento de recursos humanos e na promoção de um ambiente de trabalho justo e transparente.

Confira a seguir alguns dos benefícios do uso do ponto eletrônico:

1 – Conformidade legal e Transparência jurídica 

O controle de ponto eletrônico garante que todas as informações da jornada de trabalho sejam registradas de forma precisa e transparente, reduzindo o risco de inconsistências e possíveis litígios trabalhistas. A CLT obriga empresas com mais de 20 funcionários a registrar o ponto, seja manual, mecânico ou eletrônico, conforme previsto no artigo nº 74.

2 – Cultura organizacional fortalecida

Empresas que mantêm uma cultura organizacional forte conseguem reter talentos com mais facilidade. O ponto eletrônico permite monitorar a frequência e pontualidade dos colaboradores, possibilitando a implementação de políticas de reconhecimento e recompensas que fortalecem o engajamento e a motivação.

3 – Escalas de trabalho organizadas

Um controle de ponto eletrônico eficiente facilita a gestão de escalas de trabalho, evitando sobrecargas e garantindo que todos os colaboradores tenham um equilíbrio adequado entre vida profissional e pessoal, mantendo assim a produtividade e a satisfação dos funcionários.

4 – Gerenciamento da jornada de trabalho

Com um sistema de ponto eletrônico, é possível monitorar eventos como horas extras, faltas e atrasos. Isso permite uma melhor organização dos processos internos e uma maior eficiência na gestão da folha de pagamento.

5 – Precisão e segurança nos registros 

O ponto eletrônico elimina a necessidade de registros manuais, garantindo maior precisão e segurança nos dados da jornada de trabalho. Essa precisão evita erros em cálculos de horas extras e pagamentos, além de reduzir o risco de processos trabalhistas.

6 – Gestão de tempo otimizada

O sistema automatiza o controle de ponto, liberando o DP para focar em tarefas estratégicas, como desenvolvimento de talentos e gestão de performance. A automação do processo garante maior eficiência e reduz custos com tarefas administrativas.

7 – Análise de dados para tomada de decisões 

O ponto eletrônico fornece dados valiosos para análise de produtividade, identificação de padrões de trabalho e otimização da gestão de equipes. Essa análise permite decisões mais estratégicas e eficazes, impulsionando a produtividade e a gestão de recursos humanos.

Passos para implementar o ponto eletrônico na sua empresa

Implementar um sistema de ponto eletrônico eficiente é fundamental para garantir a conformidade legal, otimizar a gestão de pessoas e aumentar a produtividade da empresa. 

Um sistema bem estruturado de ponto eletrônico ajuda a evitar fraudes, reduz a incidência de erros e melhora a transparência nas relações trabalhistas. Mas, como alcançar essa eficiência?

Confira a seguir alguns passos para facilitar essa implementação:

1 – Faça uma análise das necessidades

O primeiro passo para implementar um controle de ponto eficiente é realizar uma análise detalhada das necessidades da empresa. Considere o número de funcionários, a diversidade de turnos, a existência de trabalhadores remotos ou externos, e a legislação aplicável. Entender esses aspectos ajuda na escolha da solução mais adequada.

2 – Escolha do Sistema de Controle de Ponto

Com base na análise de necessidades, selecione o sistema de controle de ponto mais adequado. Hoje, o mais assertivo para empresas é o utilizar o controle de ponto do REP-P, pois esse oferece mais flexibilidade ao permitir o uso de um software de ponto eletrônico como o QuarkRH.

3 – Treinamento dos colaboradores

Para garantir o sucesso da implementação, é essencial treinar todos os colaboradores no uso do novo sistema de controle de ponto. Realize sessões de treinamento que abordem o funcionamento do sistema, a importância da marcação correta e as consequências de erros ou fraudes no registro de ponto.

4 – Estabelecimento de políticas e procedimentos

Desenvolva políticas claras e procedimentos documentados para o uso do sistema de controle de ponto. Estas políticas devem incluir diretrizes sobre:

Horários de entrada e saída

Intervalos e pausas

Procedimentos para registros manuais em caso de falha do sistema

Consequências para o não cumprimento das regras

5 – Monitoramento e auditoria

Após a implementação, monitore regularmente o uso do sistema para garantir sua eficácia. Realize auditorias periódicas para identificar possíveis falhas ou fraudes e faça ajustes conforme necessário. O monitoramento constante ajuda a manter a integridade do sistema e a conformidade com as normas legais.

6 – Integração com a Folha de Pagamento

Um sistema de controle de ponto eficiente deve estar integrado ao sistema de folha de pagamento da empresa. Essa integração automatiza o cálculo de horas trabalhadas, horas extras e demais variáveis, reduzindo erros e otimizando o processo de fechamento da folha.

Como escolher um sistema de ponto eletrônico?

Escolher o sistema de ponto eletrônico ideal para a sua empresa é uma decisão que envolve diversos fatores e as necessidades da empresa.  Um sistema deve facilitar o controle de ponto dos colaboradores, garantir conformidade com a legislação e otimizar processos internos. 

A seguir, listamos algumas considerações importantes para ajudar os gestores de RH e DP a fazer a melhor escolha.

1 –  Necessidades da empresa

Cada empresa possui características únicas e, portanto, suas necessidades de gestão de ponto podem variar significativamente. Considere aspectos como: tamanho da empresa, tipo de trabalho, flexibilidade de horário, entre outros. 

Definir esses itens irão ajudar a escolher o software de ponto eletrônico que mais se adapta a sua realidade. 

2 – Conformidade legal

Certifique-se de que o sistema escolhido esteja em conformidade com a legislação vigente. Verifique se ele atende aos requisitos da Portaria 671, se possui certificado de registro no INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial) e se está em conformidade com a LGPD. 

3 – Tecnologias disponíveis

Os sistemas de ponto eletrônico utilizam diferentes tecnologias, cada uma com suas vantagens e desvantagens. Avalie qual tecnologia melhor atende as necessidade da sua empresa: 

Biometria: Alta segurança e precisão, ideal para evitar fraudes.

Cartões de proximidade: Simplicidade e eficiência, mas com menor segurança em comparação com a biometria.

Aplicativos móveis: Flexibilidade para equipes externas, com funcionalidades como geolocalização.

Portais Web: Acessibilidade para trabalhadores remotos e fácil integração com outros sistemas de gestão.

4 – Integração com outros sistemas

A integração com sistemas existentes, como softwares de gestão de pessoas e folha de pagamento, é muito importante para garantir a eficiência dos processos. Um bom sistema de ponto eletrônico deve:

• Automatizar a transferência de dados para a folha de pagamento, reduzindo a carga administrativa.
• Sincronizar com sistemas de gestão de escalas e controle de produtividade.
• Oferecer APIs ou conectores para facilitar a integração com outros softwares utilizados pela empresa.

5 – Usabilidade e acessibilidade

Um sistema de ponto eletrônico deve ser fácil de usar tanto para os funcionários quanto para os gestores.  Considere a interface do usuário, a facilidade de acesso aos registros e a disponibilidade de suporte técnico para eventuais problemas. 

6 – Custo-Benefício

Por fim, avalie o custo-benefício do sistema de ponto eletrônico. Considere não apenas o custo inicial de implementação, mas também os custos contínuos de manutenção e suporte. 

Além disso, analise os benefícios em termos de economia de tempo, redução de erros e conformidade legal. Um sistema de ponto eletrônico que oferece uma boa relação custo-benefício pode gerar economias significativas a longo prazo.

Concluindo

O ponto eletrônico é uma ferramenta essencial para as empresas, oferecendo uma série de vantagens que impactam positivamente a produtividade, a organização e a segurança jurídica das empresas. 

Com a evolução tecnológica, o ponto eletrônico está em constante aprimoramento, oferecendo novas funcionalidades e soluções para garantir a eficiência e a segurança da gestão de horários.

Investir nesta tecnologia é fundamental para empresas que buscam otimizar seus processos, melhorar a gestão de seus colaboradores e alcançar resultados positivos a longo prazo. 

O ponto eletrônico, aliado à gestão estratégica de pessoas, representa um passo fundamental para o futuro do trabalho e para o sucesso das empresas no mercado competitivo.

QuarkRH – Sistema de ponto eletrônico completo para sua empresa

O QuarkRH se destaca como um software avançado para ponto eletrônico e biométrico. Nossa solução completa e eficiente permite controlar o registro de horas dos seus colaboradores de forma precisa. 

Além disso, o QuarkRH tem todas as certificações exigidas pela Portaria 671 e possui certificado de registro no INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial), garantindo sua confiabilidade e conformidade com as normas e regulamentações vigentes.

É importante ressaltar que o QuarkRH é um software ou sistema para RH e DP completo, que conta com mais de 180 funcionalidades estratégicas para otimizar a gestão de pessoas.

Com o Ponto Eletrônico do QuarkRH, você revolucionará a forma como sua empresa gerencia a frequência dos colaboradores

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