A gestão da jornada de trabalho é um desafio constante para qualquer empresa, independentemente do seu porte. Para enfrentar esse desafio, uma ferramenta essencial é o controle de ponto.
Mais do que uma simples exigência legal, o controle de ponto é fundamental para garantir a eficiência operacional, a transparência e a conformidade com as leis trabalhistas.
Sem um sistema eficaz de controle de ponto, as empresas correm o risco de enfrentar problemas como fraudes, litígios trabalhistas e perda de produtividade.
Imagine uma empresa em que os registros de entrada e saída dos funcionários são imprecisos ou facilmente manipuláveis. Isso pode levar a um acúmulo de horas extras não contabilizadas corretamente, atrasos na folha de pagamento e até mesmo questões legais sérias.
Por outro lado, um sistema bem implementado pode transformar a maneira como a empresa gerencia seu capital humano, oferecendo dados precisos que auxiliam na tomada de decisões estratégicas e no fortalecimento da cultura organizacional.
Neste artigo, você vai conhecer em detalhes o que é o controle de ponto, os diferentes tipos disponíveis, o que diz a lei e como escolher o sistema mais adequado para sua empresa.
Se você é um profissional da área de gestão de pessoas, este artigo será uma ferramenta valiosa para aprimorar a gestão da jornada de trabalho na sua organização.
O que é o controle de ponto?
O controle de ponto é mais do que um simples relógio na parede. Com a evolução da tecnologia, surgiram diversas formas de registro que vão desde os tradicionais métodos manuais até os avançados sistemas digitais que utilizam biometria e aplicativos móveis.
Essas inovações não apenas facilitam o processo de registro, mas também proporcionam uma integração mais eficiente com sistemas de gestão de pessoas.
Além disso, o controle de ponto desempenha um papel importante na transparência das relações trabalhistas, pois assegura que os direitos dos colaboradores sejam respeitados e que as obrigações da empresa sejam cumpridas.
Em conceito, o controle de ponto é um sistema de gestão da jornada de trabalho que registra os horários de entrada, saída, pausas e horas extras dos colaboradores.
Este processo permite que a empresa tenha um acompanhamento preciso das horas trabalhadas, garantindo que todos os encargos previdenciários sejam pagos corretamente e que a folha de pagamento seja fechada de maneira assertiva.
Além disso, ele traz mais transparência e credibilidade na relação trabalhista, reduzindo a possibilidade de erros e fraudes.
O que diz a lei?
A legislação trabalhista brasileira estabelece diretrizes claras sobre a obrigatoriedade e as formas de controle de ponto nas empresas. Entender essas normas é crucial para garantir a conformidade legal e evitar possíveis penalidades.
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que é a principal legislação trabalhista no Brasil, regula a obrigatoriedade do controle de ponto no artigo 74, parágrafo 2º. Segundo a CLT, todas as empresas com mais de 20 funcionários são obrigadas a registrar os horários de entrada e saída dos empregados. Esta exigência pode ser cumprida por meio de registros manuais, mecânicos ou eletrônicos.
Artigo 74 da CLT:
“Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso.”
Essa regra foi reforçada pela Lei nº 13.874/2019, conhecida como Lei da Liberdade Econômica, que ajustou o número mínimo de funcionários para a obrigatoriedade do controle de ponto, aumentando de 10 para 20 empregados.
Quais os tipos de controle de ponto?
A CLT permite que o controle de ponto seja realizado de três formas: manual, mecânica e eletrônica. Cada método tem suas particularidades e é importante conhecer as opções disponíveis para escolher a que melhor se adapta à realidade da sua empresa.
Manual: O controle de ponto manual é o método mais antigo, utilizado principalmente por pequenas empresas. Ele consiste no registro das horas trabalhadas em livros ou folhas de ponto. Embora seja de baixo custo, este método está sujeito a erros e fraudes, além de ser bastante trabalhoso para o RH.
Mecânico: O controle de ponto mecânico utiliza relógios de ponto cartográficos, onde os funcionários inserem um cartão de ponto para registrar sua jornada. Apesar de ser mais seguro que o método manual, ele ainda demanda bastante trabalho do RH para a conferência e cálculo das horas trabalhadas.
Eletrônico: O controle de ponto eletrônico é o mais moderno e eficiente. Os colaboradores registram seu ponto em relógios eletrônicos, que armazenam as informações digitalmente, através de cartão magnético ou biometria. Este método reduz a possibilidade de erros e fraudes e facilita a integração com sistemas de gestão de RH.
Além disso, com a Portaria 671, o ponto eletrônico foi divido em 3 tipos:
Registrador Eletrônico de Ponto Convencional (REP-C): O famoso relógio de ponto tradicional, deve ser utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho. Ele tem capacidade para emitir documentos decorrentes da relação de trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
Registrador Eletrônico de Ponto Alternativo (REP-A): Conjunto de equipamentos e programas de computador que tem sua utilização destinada ao registro da jornada de trabalho, autorizado por convenção ou acordo coletivo de trabalho.
Registrador Eletrônico de Ponto via Programa (REP-P): Software executado em servidor dedicado ou em ambiente de nuvem com certificado de registro, utilizado exclusivamente para o registro de jornada e com capacidade para emitir documentos decorrentes da relação do trabalho e realizar controles de natureza fiscal trabalhista. Deve possuir certificado no INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial) e cumprir todos os requisitos da Portaria 671.
Com o registro de ponto digital, também é possível bater o ponto por meio de um navegador de internet, smartphones e tablets.
Por que o controle de ponto é essencial para as empresas?
O controle de ponto é essencial, pois ele não apenas assegura a conformidade com as leis trabalhistas, mas também desempenha um papel vital na organização das operações diárias, na eficiência do gerenciamento de recursos humanos e na promoção de um ambiente de trabalho justo e transparente.
Confira a seguir alguns dos benefícios do uso do controle de ponto:
Transparência jurídica
O controle de ponto garante que todas as informações da jornada de trabalho sejam registradas de forma precisa e transparente, reduzindo o risco de inconsistências e possíveis litígios trabalhistas. A CLT obriga empresas com mais de 20 funcionários a registrar o ponto, seja manual, mecânico ou eletrônico, conforme previsto no artigo nº 74.
Cultura organizacional fortalecida
Empresas que mantêm uma cultura organizacional forte conseguem reter talentos com mais facilidade. O controle de ponto permite monitorar a frequência e pontualidade dos colaboradores, possibilitando a implementação de políticas de reconhecimento e recompensas que fortalecem o engajamento e a motivação.
Escalas de trabalho organizadas
Um controle de ponto eficiente facilita a gestão de escalas de trabalho, evitando sobrecargas e garantindo que todos os colaboradores tenham um equilíbrio adequado entre vida profissional e pessoal, mantendo assim a produtividade e a satisfação dos funcionários.
Gerenciamento da jornada de trabalho
Com um sistema de controle de ponto, é possível monitorar eventos como horas extras, faltas e atrasos. Isso permite uma melhor organização dos processos internos e uma maior eficiência na gestão da folha de pagamento.
Implementando um controle de ponto
Implementar um controle de ponto eficiente é fundamental para garantir a conformidade legal, otimizar a gestão de pessoas e aumentar a produtividade da empresa.
Um sistema bem estruturado de controle de ponto ajuda a evitar fraudes, reduz a incidência de erros e melhora a transparência nas relações trabalhistas. Mas, como alcançar essa eficiência?
Confira a seguir algumas dicas para facilitar essa implementação:
1 – Faça uma análise das necessidades
O primeiro passo para implementar um controle de ponto eficiente é realizar uma análise detalhada das necessidades da empresa. Considere o número de funcionários, a diversidade de turnos, a existência de trabalhadores remotos ou externos, e a legislação aplicável. Entender esses aspectos ajuda na escolha da solução mais adequada.
2 – Escolha do Sistema de Controle de Ponto
Com base na análise de necessidades, selecione o sistema de controle de ponto mais adequado. Hoje, o mais assertivo para empresas é o utilizar o controle de ponto do REP-P, pois esse oferece mais flexibilidade ao permitir o uso de software de ponto eletrônico como o QuarkRH.
3 – Treinamento dos colaboradores
Para garantir o sucesso da implementação, é essencial treinar todos os colaboradores no uso do novo sistema de controle de ponto. Realize sessões de treinamento que abordem o funcionamento do sistema, a importância da marcação correta e as consequências de erros ou fraudes no registro de ponto.
4 – Estabelecimento de políticas e procedimentos
Desenvolva políticas claras e procedimentos documentados para o uso do sistema de controle de ponto. Estas políticas devem incluir diretrizes sobre:
- Horários de entrada e saída
- Intervalos e pausas
- Procedimentos para registros manuais em caso de falha do sistema
- Consequências para o não cumprimento das regras
5 – Monitoramento e auditoria
Após a implementação, monitore regularmente o uso do sistema para garantir sua eficácia. Realize auditorias periódicas para identificar possíveis falhas ou fraudes e faça ajustes conforme necessário. O monitoramento constante ajuda a manter a integridade do sistema e a conformidade com as normas legais.
6 – Integração com a Folha de Pagamento
Um sistema de controle de ponto eficiente deve estar integrado ao sistema de folha de pagamento da empresa. Essa integração automatiza o cálculo de horas trabalhadas, horas extras e demais variáveis, reduzindo erros e otimizando o processo de fechamento da folha.
Concluindo
Implementar um controle de ponto eficiente, garante o cumprimento da legislação trabalhista e proporciona uma série de benefícios que impactam diretamente na produtividade e na satisfação dos colaboradores.
Com as ferramentas adequadas e uma gestão estratégica, sua empresa pode transformar o controle de ponto em um aliado poderoso na otimização da jornada de trabalho e na melhoria da gestão de pessoas.
Aproveite as vantagens que o controle de ponto pode oferecer e leve sua gestão de RH a um novo patamar.
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