O GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é uma solução para organizar, armazenar, localizar e controlar documentos digitais em um ambiente centralizado. Com ele, a empresa reduz tarefas manuais, melhora o acesso às informações e fortalece a segurança documental.
Mas digitalizar arquivos não significa, necessariamente, fazer uma boa gestão documental. É preciso estabelecer regras de acesso, atualização, armazenamento e descarte.
A seguir, entenda como funciona o GED, quais são seus benefícios e como aplicá-lo à rotina do RH e DP.
O que é GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos)?
GED é a sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos, também chamado de Gestão Eletrônica de Documentos. Trata-se do conjunto de tecnologias e procedimentos utilizados para administrar documentos digitais durante seu ciclo de vida.
Na prática, o GED permite reunir arquivos em um sistema que facilita a consulta, o compartilhamento e o acompanhamento de alterações.
Por exemplo, em vez de procurar o contrato de um funcionário em diferentes pastas, o profissional de DP pode localizar o documento pelo nome, matrícula ou tipo de registro, conforme os recursos disponíveis na plataforma.
A gestão documental também envolve requisitos técnicos. O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), por meio da Resolução nº 50/2022, estabelece o modelo e-ARQ Brasil, que orienta a gestão arquivística de documentos e a avaliação de sistemas informatizados.
Embora o GED não seja automaticamente equivalente a um sistema arquivístico conforme o e-ARQ Brasil, essa referência ajuda a compreender a importância da autenticidade, integridade e rastreabilidade dos registros.
Como funciona o método GED?
O chamado método GED consiste em organizar o fluxo de documentos desde sua entrada no sistema até o armazenamento, a consulta e a destinação final.
Esse processo costuma envolver cinco etapas:
- Captura: documentos físicos são digitalizados e arquivos eletrônicos são importados para o sistema.
- Indexação: cada documento recebe informações de identificação, como nome, categoria, data e responsável.
- Armazenamento: os arquivos são organizados em um repositório digital com mecanismos de segurança.
- Consulta e controle: usuários autorizados acessam documentos, acompanham versões e compartilham informações.
- Retenção e destinação: os registros são mantidos conforme os prazos aplicáveis e, quando permitido, eliminados de forma controlada.
Alguns softwares também utilizam OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres), tecnologia que identifica textos em imagens digitalizadas e facilita a localização de informações.
Entretanto, a qualidade do resultado depende da organização inicial. Digitalizar centenas de documentos sem estabelecer critérios de classificação apenas transfere a desorganização do arquivo físico para o digital.
Quais são as vantagens do GED para as empresas?
O principal benefício do GED é tornar a documentação acessível e controlável, mas seus efeitos alcançam diferentes áreas da operação.
Uma pesquisa da Gartner, de 2023 identificou que 47% dos trabalhadores digitais entrevistados enfrentavam dificuldades para encontrar informações necessárias ao trabalho. O dado evidencia um problema que pode comprometer a produtividade, embora não seja uma medida específica de resultados obtidos com GED.
Entre os benefícios esperados da gestão eletrônica de documentos, destacam-se:
- Agilidade: redução do tempo gasto procurando contratos, comprovantes e registros;
- Segurança: definição de permissões de acesso e maior controle sobre informações confidenciais;
- Rastreabilidade: possibilidade de identificar alterações, responsáveis e versões dos documentos;
- Redução de custos: menor dependência de impressões, arquivos físicos e transporte de documentos;
- Continuidade operacional: acesso autorizado aos registros mesmo quando a equipe trabalha remotamente.
- Apoio à conformidade: maior organização para auditorias, fiscalizações e atendimento de solicitações.
Esses benefícios, porém, não são automáticos. Um sistema sem políticas de acesso, backups e procedimentos de retenção pode continuar expondo a empresa a riscos.
Como aplicar o GED no RH e Departamento Pessoal?
O RH e o DP lidam com documentos que precisam estar disponíveis durante diferentes momentos da relação de trabalho.
Por isso, a gestão eletrônica pode ser aplicada desde a admissão até o desligamento do colaborador.
| Processo | Exemplos de documentos |
| Admissão | Contratos, documentos cadastrais e termos admissionais |
| Folha de pagamento | Holerites, comprovantes e registros relacionados à remuneração |
| Férias | Avisos, recibos e comprovantes |
| Saúde e segurança | ASOs e documentos ocupacionais |
| Desenvolvimento | Avaliações de desempenho e registros de treinamento |
| Desligamento | Termos rescisórios e comprovantes de pagamento |
A centralização facilita o trabalho, principalmente quando a empresa possui muitos colaboradores ou unidades diferentes.
No entanto, existe uma particularidade importante: documentos trabalhistas podem conter dados pessoais e informações sensíveis.
Por isso, não basta armazená-los em uma pasta compartilhada. O RH precisa controlar quem pode consultar cada registro, por quanto tempo ele deve ser mantido e quais medidas de proteção são necessárias.
GED e LGPD: quais cuidados são necessários?
A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) estabelece regras para o tratamento de dados pessoais, inclusive em meios digitais.
No contexto do GED, isso exige atenção à finalidade do armazenamento, à necessidade de cada informação e à proteção contra acessos indevidos.
Um ASO, por exemplo, exige cuidados específicos por envolver informações relacionadas à saúde do trabalhador.
Além disso, os prazos de conservação devem considerar obrigações legais e regulatórias. A LGPD não determina que todos os documentos sejam eliminados imediatamente após o desligamento.
Outro ponto importante é que digitalizar um documento não autoriza automaticamente o descarte do original físico. A empresa deve verificar os requisitos legais de digitalização, validade e guarda aplicáveis a cada documento.
A própria ANPD recomenda medidas como autenticação, controle de permissões e auditoria de acessos em seu Guia Orientativo sobre Segurança da Informação.
Qual é a diferença entre GED e ECM?
Embora sejam relacionados, GED e ECM não são exatamente a mesma coisa.
O GED concentra-se na administração de documentos eletrônicos. Já o ECM (Enterprise Content Management), ou Gestão de Conteúdo Empresarial, possui uma abrangência maior, incluindo diferentes tipos de conteúdo e sua integração aos processos organizacionais.
| Característica | GED | ECM |
| Foco | Gestão de documentos | Gestão de conteúdo corporativo |
| Abrangência | Arquivos e registros | Documentos e outros conteúdos empresariais |
| Funcionalidades | Organização, busca, acesso e versões | Gestão de conteúdo e integração com processos |
| Aplicação | Controle documental | Gestão integrada de informações |
Essa divisão não é absoluta, pois existem softwares GED com automações avançadas e plataformas ECM que incorporam funcionalidades de GED.
Portanto, a escolha deve considerar as necessidades reais da empresa, e não apenas a nomenclatura comercial do produto.
Como implementar o GED na empresa?
Antes de investir em tecnologia, o primeiro passo é identificar quais documentos a empresa produz, onde são armazenados e quem precisa acessá-los.
Em seguida, o RH e o DP podem estruturar a implantação com quatro ações:
- Mapear os documentos: identificar os arquivos existentes, sua finalidade e os prazos legais de conservação.
- Definir responsabilidades: estabelecer quem poderá incluir, consultar, alterar ou eliminar registros.
- Escolher a tecnologia: avaliar segurança, integração, facilidade de consulta e suporte.
- Acompanhar os resultados: monitorar o tempo de localização dos documentos, registros duplicados e pendências documentais.
A implantação pode começar pelos processos que apresentam maior volume de documentos ou dificuldades recorrentes.
Dessa forma, a empresa consegue avaliar os resultados antes de ampliar o uso da tecnologia para outras áreas.
Como o QuarkRH contribui para uma gestão de RH e DP mais eficiente?
O GED representa um avanço na organização documental, mas a eficiência do RH e do Departamento Pessoal depende também de processos integrados.
Pouco adianta localizar rapidamente um contrato se a equipe ainda precisa alternar entre planilhas e sistemas desconectados para administrar as informações dos colaboradores.
É nesse contexto que o QuarkRH se destaca como uma solução para modernizar a gestão de pessoas e as rotinas de RH e DP.
Com uma plataforma especializada, a empresa pode reduzir a fragmentação de informações e trabalhar de maneira mais organizada, sem perder de vista as necessidades operacionais do setor.
O ideal é avaliar os recursos de gestão documental disponíveis e como eles se relacionam com as demais funcionalidades da solução.
Quer tornar a rotina do seu RH mais eficiente? Conheça o QuarkRH e descubra como a tecnologia pode transformar a gestão de pessoas na sua empresa.
