Uma descrição de cargo mal elaborada pode gerar problemas que vão muito além do recrutamento.
Quando as responsabilidades não estão claras, aumentam os riscos de contratações desalinhadas, sobrecarga de profissionais e conflitos sobre o que cada colaborador deve fazer.
Para o RH e o Departamento Pessoal, ter modelos de descrição de cargo bem estruturados facilita a organização das funções, a definição de requisitos e o alinhamento entre gestores e colaboradores.
Mas como elaborar esse documento? Quais informações são indispensáveis? E como adaptar um modelo para diferentes posições?
Neste artigo, você encontra exemplos prontos, um formulário para preencher e orientações para criar descrições de cargos úteis na prática.
O que é uma descrição de cargo?
A descrição de cargo é um documento que apresenta as principais características de uma função dentro da empresa, incluindo suas atividades, responsabilidades, requisitos e posição na estrutura organizacional.
Seu objetivo é esclarecer o que se espera do profissional que ocupa determinada posição, independentemente de quem seja o colaborador contratado.
Por exemplo, a descrição do cargo de analista de Recursos Humanos pode incluir atividades relacionadas ao recrutamento, integração de colaboradores, acompanhamento de indicadores e apoio à gestão de pessoas.
Esse documento serve como referência para diferentes processos, como:
- Recrutamento e seleção de candidatos;
- Definição de responsabilidades e limites de atuação;
- Avaliação de desempenho;
- Planejamento de treinamentos;
- Estruturação de cargos e salários;
- Identificação de necessidades de desenvolvimento.
É importante diferenciar a descrição de cargo do anúncio de vaga. Enquanto a primeira documenta uma função na estrutura organizacional, o segundo comunica uma oportunidade específica ao mercado de trabalho.
O que colocar na descrição do cargo?
Uma descrição de cargo completa precisa reunir informações suficientes para que gestores, profissionais de RH e colaboradores compreendam a função.
Os principais elementos são:
| Campo | O que informar |
| Identificação | Nome do cargo, departamento e área |
| Objetivo | Finalidade da função na empresa |
| Atividades | Principais tarefas executadas |
| Responsabilidades | Entregas e resultados esperados |
| Requisitos | Escolaridade, experiência e conhecimentos necessários |
| Competências | Habilidades técnicas e comportamentais |
| Hierarquia | Superior imediato e relações de reporte |
| Condições de trabalho | Jornada, local e particularidades da função |
O documento também pode incluir indicadores de desempenho e nível de autonomia.
Entretanto, é importante evitar descrições excessivamente detalhadas, que tentam registrar cada pequena tarefa do cotidiano. O ideal é apresentar as responsabilidades essenciais, permitindo adaptações conforme a rotina da organização.
Descrição de cargo: modelos prontos para usar
Os modelos a seguir podem ser adaptados conforme o porte da empresa, o segmento de atuação e a complexidade de cada função.
1. Descrição de cargo para assistente administrativo
Cargo: Assistente Administrativo
Departamento: Administrativo
Objetivo: Apoiar as atividades administrativas da empresa, contribuindo para a organização de documentos, informações e processos internos.
Principais atividades:
- Organizar documentos físicos e digitais;
- Atualizar planilhas e registros administrativos;
- Prestar atendimento a fornecedores e colaboradores;
- Apoiar o controle de pagamentos e contratos;
- Elaborar relatórios de acompanhamento.
Requisitos: Ensino médio completo, conhecimentos de informática e experiência com rotinas administrativas.
Competências: Organização, comunicação, atenção aos detalhes e gestão do tempo.
Superior imediato: Coordenador Administrativo.
2. Descrição de cargo para analista de RH
Cargo: Analista de Recursos Humanos
Departamento: Recursos Humanos
Objetivo: Executar e acompanhar processos de gestão de pessoas, contribuindo para o desenvolvimento dos colaboradores e os resultados organizacionais.
Principais atividades:
- Conduzir processos de recrutamento e seleção;
- Apoiar a integração de novos colaboradores;
- Organizar ações de treinamento e desenvolvimento;
- Acompanhar indicadores de turnover e absenteísmo;
- Apoiar avaliações de desempenho e pesquisas de clima.
Requisitos: Formação superior em Administração, Psicologia, Gestão de RH ou áreas relacionadas, conforme as atribuições exigidas.
Competências: Comunicação, capacidade analítica, organização e relacionamento interpessoal.
Superior imediato: Gerente de Recursos Humanos.
3. Descrição de cargo para auxiliar de Departamento Pessoal
Cargo: Auxiliar de Departamento Pessoal
Departamento: Departamento Pessoal
Objetivo: Apoiar a execução das rotinas trabalhistas e administrativas relacionadas aos colaboradores.
Principais atividades:
- Organizar documentos admissionais;
- Conferir registros de jornada e frequência;
- Apoiar o processamento da folha de pagamento;
- Controlar documentos relacionados a férias e afastamentos;
- Atualizar cadastros e informações dos colaboradores.
Requisitos: Ensino médio completo, conhecimentos básicos de legislação trabalhista e familiaridade com sistemas de gestão de pessoal.
Competências: Organização, confidencialidade, atenção aos detalhes e cumprimento de prazos.
Superior imediato: Coordenador de Departamento Pessoal.
Esses exemplos são referências e não substituem a análise das atividades efetivamente desempenhadas em cada organização.
Modelo de formulário de descrição de cargo para preencher
Além dos exemplos anteriores, o RH pode utilizar um formulário padronizado para documentar qualquer função.
O modelo abaixo pode ser copiado para o Google Docs e preenchido conforme as características do cargo.
FORMULÁRIO DE DESCRIÇÃO DE CARGO
1. Identificação do cargo
Nome do cargo: __________________________
Departamento: __________________________
Superior imediato: ______________________
Código CBO: ____________________________
Data de elaboração: //________
2. Objetivo do cargo
Descreva a finalidade da função e sua contribuição para os resultados da empresa.
3. Principais atividades e responsabilidades
Atividade 1: __________________________
Atividade 2: __________________________
Atividade 3: __________________________
Atividade 4: __________________________
4. Requisitos do cargo
Escolaridade: __________________________
Experiência profissional: _______________
Conhecimentos técnicos: ________________
Certificações necessárias: _______________
5. Competências comportamentais
6. Indicadores de desempenho
7. Condições de trabalho
Jornada: ______________________________
Modalidade de trabalho: _________________
Local de atuação: _______________________
8. Aprovação
Responsável pela elaboração: ____________
Gestor responsável: _____________________
Data da última revisão: //________
Esse formulário deve ser revisado sempre que houver mudanças relevantes nas atribuições ou na estrutura organizacional.
Como elaborar uma descrição de cargo em 5 passos
Para elaborar uma descrição de cargo, não basta reunir tarefas em uma lista. É necessário compreender o propósito da função, suas exigências e como ela se relaciona com as demais posições.
1. Analise as atividades executadas
Converse com gestores e colaboradores para identificar o que realmente faz parte da rotina do cargo.
Observe também as responsabilidades que exigem autonomia, conhecimentos específicos ou interação com outros departamentos.
2. Defina o objetivo da função
Resuma em duas ou três frases a contribuição do cargo para a organização.
Evite objetivos vagos, como “auxiliar nas demandas da empresa”. Prefira uma descrição que explique quais processos serão apoiados e quais resultados são esperados.
3. Organize responsabilidades e requisitos
Separe as atividades essenciais das ocasionais. Depois, identifique quais conhecimentos e experiências são necessários para executá-las.
Exigir qualificações que não serão utilizadas na função pode restringir desnecessariamente o número de candidatos.
4. Verifique a classificação ocupacional
Consulte a Classificação Brasileira de Ocupações (CBO) para identificar o código compatível com as atividades do cargo.
Segundo o Ministério do Trabalho e Emprego, a CBO padroniza a identificação das ocupações para fins classificatórios e administrativos, mas não regulamenta profissões.
Portanto, a escolha do código deve considerar as atividades efetivas, e não apenas o título utilizado internamente.
5. Valide e atualize o documento
Antes da aprovação, o gestor deve confirmar se as informações correspondem à realidade da função.
Também é recomendável manter o histórico de versões e revisar a descrição após mudanças de processos, tecnologias ou responsabilidades.
Quais são os três métodos para descrição de cargos?
Os três métodos mais utilizados para coletar informações na análise de cargos são a entrevista, o questionário e a observação direta.
- Entrevista: o RH conversa com o ocupante do cargo e seu gestor para compreender responsabilidades, desafios e requisitos. É útil em funções complexas, que exigem decisões e conhecimentos específicos.
- Questionário: os colaboradores respondem a perguntas padronizadas sobre suas atividades. Facilita a coleta de informações em empresas com muitos cargos.
- Observação direta: o responsável acompanha a execução do trabalho para identificar tarefas, ferramentas e condições reais. É especialmente útil em atividades operacionais.
Esses métodos podem ser combinados. A observação, por exemplo, revela atividades que nem sempre aparecem nas entrevistas.
Qual a diferença entre descrição de cargo e descrição profissional?
A descrição de cargo apresenta as características de uma função dentro da empresa. Já a descrição profissional, comum em currículos e perfis do LinkedIn, resume a experiência, as competências e as realizações de uma pessoa.
Por isso, ao escrever uma descrição profissional, o trabalhador deve destacar sua área de atuação, especialidades e resultados alcançados.
Um exemplo para um profissional de RH seria:
“Analista de Recursos Humanos com experiência em recrutamento e seleção, integração de colaboradores e acompanhamento de indicadores de gestão de pessoas. Atuação voltada à melhoria dos processos internos e à experiência dos colaboradores.”
Enquanto a descrição profissional valoriza a trajetória individual, o descritivo de cargo estabelece as expectativas da organização para determinada função.
A descrição de cargo é obrigatória por lei?
A CLT não estabelece uma obrigação geral de manter um formulário de descrição de cargo para todas as funções.
Entretanto, o documento pode contribuir para a organização das relações de trabalho e a identificação das responsabilidades de cada profissional.
O artigo 456, parágrafo único, da CLT estabelece que, na ausência de cláusula expressa ou prova em contrário, entende-se que o empregado se comprometeu a executar serviços compatíveis com sua condição pessoal.
Isso não significa que qualquer atividade possa ser atribuída ao trabalhador sem considerar o contrato, a legislação e as normas coletivas aplicáveis.
Por esse motivo, a descrição deve refletir as atribuições reais. Um documento bem elaborado ajuda a esclarecer expectativas, mas não elimina, por si só, riscos de desvio ou acúmulo de funções.
Como o QuarkRH ajuda a organizar a gestão de cargos e colaboradores?
Manter descrições de cargos atualizadas é apenas uma parte do trabalho. O desafio aumenta quando o RH precisa conciliar essas informações com admissões, movimentações de pessoal, documentos e rotinas trabalhistas.
Nesse cenário, o QuarkRH é uma solução completa para empresas que desejam modernizar a gestão de Recursos Humanos e Departamento Pessoal.
Ao centralizar processos de gestão de pessoas e reduzir a dependência de controles manuais, a plataforma contribui para uma operação mais organizada, com menos retrabalho e maior visibilidade sobre as informações dos colaboradores.
Assim, o RH pode dedicar mais tempo à estruturação de cargos, ao desenvolvimento das equipes e às decisões estratégicas, enquanto o DP ganha eficiência nas atividades administrativas.
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